J'ai remarqué que certaines personnes s'inculquent des “cc” lorsqu'elles envoient un courriel. Quelle en est la raison ? Une recherche rapide sur google a montré que plusieurs personnes veulent apprendre à le faire automatiquement.
La plupart des gens que je connais qui manifestent ce comportement ont un courriel dans leur boîte de réception qui prolonge la chaîne, et ils peuvent voir leur réponse dans la continuité temporelle de la chaîne. Si vous ne vous CC, la plupart des clients de messagerie n'affichent pas votre réponse, car elle va dans le dossier “Envoyé” et n'apparaît pas dans votre boîte de réception ou dans le même dossier que la chaîne de courrier électronique.
Nous avons tendance à avoir plusieurs projets en cours à un moment donné. Nous utilisons des en-têtes de sujet comme :
[Projet A] : Discussion sur blah
J'ai établi des règles dans Outlook selon lesquelles si un courriel contient “Projet A” dans son objet, il doit être acheminé vers le dossier “Projet A” dans ma boîte de réception. Lorsque je me CC dans ces emails, je peux être sûr que mon dossier “Projet A” contient tous les emails liés, y compris ceux que j'ai envoyés.
Cela signifie également que je peux périodiquement vider mon dossier “Courriers envoyés” sans me soucier de perdre les emails spécifiques au projet.
Certaines personnes utilisent leur boîte de réception de courrier électronique (et parfois d'autres outils de leur client de messagerie, comme la liste Todo d'Outlook) pour gérer les tâches de travail dans un lieu central. Dans ce cas, le fait de placer dans leur boîte de réception des courriels indiquant que quelque chose nécessite une action (une tâche, un suivi, etc.) est un moyen de rendre cette action plus visible que dans leur dossier d'éléments envoyés. L'ajout d'un CC pour eux-mêmes place immédiatement l'élément comme non lu dans leur boîte de réception jusqu'à ce qu'ils le traitent de manière appropriée.
Je ne me CC que lorsque je dois créer une “trace écrite”. La plupart du temps, il suffit d'attendre la réponse de l'autre personne avant de repenser au fil, mais si je constate que l'autre personne ne réagit pas ou si je dois faire un suivi si l'autre personne ne répond pas dans un certain délai, je me CC moi-même. Une fois que j'ai reçu un CC, il est plus facile de me répondre plus tard et toute personne qui lit le fil de discussion plus tard peut voir l'écart de réponse entre mes deux courriels. En général, les gens voient cela se produire et veulent répondre pour ne pas avoir l'air d'être le problème.