J'expliquerais simplement et brièvement les circonstances et demanderais à la personne si elle veut bien vérifier de son côté. Bien sûr, en laissant ouverte la possibilité que ce soit l'erreur de quelqu'un d'autre (y compris la vôtre).

À moins que l'autre personne ne soit totalement irascible, cela devrait être acceptable.

Soyez poli, aimable et compréhensif. Vous avez déjà déclaré que vous ne pensiez pas que c'était intentionnel et que vous n'étiez pas gêné.

Un bon exemple de ce que vous pourriez dire pourrait être :

“Bonjour {personne},

Merci de m'avoir envoyé le {fichier} J'ai demandé. Avez-vous d'autres versions à jour ? Celle que vous m'avez envoyée est identique à la mienne, et je me demandais si ma copie était déjà entièrement à jour. Il est tout à fait possible que ce soit le cas, mais j'aimerais juste en être sûr. Si vous pouviez me le faire savoir et m'envoyer une autre version mise à jour, je vous en serais très reconnaissant. Désolé pour le désagrément, surtout s'il s'avère que j'ai fait une erreur sur les versions de fichiers à l'origine.

Passez une bonne journée, et merci encore !

~!Acolyte”

Vérifiez que c'est bien une erreur

Assurez-vous que vous avez cliqué sur le bon lien. Utilisez des documents de comparaison pour vous assurer qu'il n'y a pas de changement (ou utilisez une somme de contrôle, comme vous l'avez fait). Avant de faire une demande et de provoquer une conclusion, faites preuve de diligence raisonnable pour éviter quelques maux de tête.

Le problème avec le courrier électronique

Le courrier électronique est un moyen de communication vraiment très désordonné. Vous envoyez à plusieurs personnes en même temps, dont certaines que vous ne connaissez peut-être pas, et le ton de la voix n'est pas joint. Cela signifie que c'est un terrain de jeu pour les managers stupides et les personnes trop grandes pour leur culotte pour lire ce qu'elles veulent dans le contexte du courriel.

Pour cette raison, je suggère une messagerie instantanée ou un appel téléphonique rapide (à un moment peu intrusif, comme le matin à la première heure, ou juste après le déjeuner). Cela vous permet de parler directement à la personne, de lui permettre de régler immédiatement le problème (plutôt que de devenir une autre demande dans la boîte de réception), et de permettre à votre ton de voix de transmettre les informations perdues dans un e-mail.

Si vous envoyez un e-mail, je vous recommande vivement de l'envoyer uniquement à la personne qui a envoyé le fichier. Supprimez tous les CC, et envoyez simplement un e-mail simple et rapide comme :

Hé John, j'ai revérifié le fichier que tu as envoyé hier, mais il n'a pas été mis à jour depuis la dernière fois. Quand tu en auras l'occasion, pourrais-tu y jeter un coup d'œil et le mettre à jour si nécessaire ? Merci.

Les clés sont :

1. Expliquez que vous avez déjà vérifié
2. Donnez-leur une action claire
3. N'utilisez pas de langage négatif pour blâmer les autres

Le courrier électronique est par nature “sérieux”, donc le garder court peut être une bonne stratégie pour atténuer la gravité. Si vous formulez le même e-mail de manière incroyablement formelle, il est totalement différent :

Hey John,

J'ai revérifié le fichier que vous avez envoyé hier, mais il n'a pas été mis à jour depuis la dernière fois.

Lorsque vous en aurez l'occasion, pourriez-vous y jeter un coup d'œil et le mettre à jour si nécessaire ?

Merci d'avance, - Nick

Comme c'est ennuyeux, hein. Mon approche est généralement quelque chose qui n'essaie pas de les blâmer pour l'erreur mais qui montre clairement qu'ils n'ont pas envoyé le bon article.

“Salut {untelui}. Je suis désolé si j'ai été vague dans ma demande. J'ai déjà la version X, datée MMDDYYYY, du fichier et je crois qu'il y a une version Y plus récente, datant d'hier je crois ? Pourriez-vous m'envoyer la dernière version, ou si vous ne l'avez pas, me dire à qui la demander ? Merci beaucoup pour votre aide, désolé de continuer à vous embêter”

Maintenant, vous savez très bien qu'ils ont merdé mais vous jouez au gentil. Et untel ne sera pas fâché (mais devrait être gêné).

J'écrirais :

Salut,

Le lien de téléchargement du document à donne toujours la version précédente, même si la version qui est affichée dans la page a été mise à jour.

Santé …

C'est un retour d'information qui les aide autant que vous.