Que faire lorsqu'un employé malade ne répond pas aux communications et qu'il a des données importantes ?

Elle ne vous “fantasme” pas si elle est en congé de maladie.

Le but du “congé de maladie” est que la personne ne se sente pas bien et ne puisse pas travailler. Elle peut se reposer, elle peut être en rendez-vous chez le médecin ou en physiothérapie, elle peut avoir pris des médicaments sur ordonnance qui la rendent somnolente et distraite, elle peut être allongée dans une pièce sombre avec des maux de tête perçants qui s'aggravent lorsqu'elle regarde une source de lumière ou un écran d'ordinateur, pour faire court : elle n'est pas apte à travailler. N'attendez donc pas d'elle qu'elle fasse plus que le minimum légal, qui dans mon État est d'informer son employeur (ce qu'elle a fait), de présenter des documents (ce qui ne semble pas vous préoccuper, donc je suppose que c'est bien) et de faire tout ce qui est en son pouvoir pour se rétablir rapidement (ce que, pourrait-on dire, vous entravez activement).

Si elle a des informations importantes qui ne sont que dans sa tête et non dans un dossier accessible quelque part, ce n'est pas son problème, c'est votre problème en tant qu'organisation. Prenez le temps d'améliorer vos processus pour que cela ne se reproduise plus. Parce qu'elle ou quelqu'un d'autre sera à nouveau malade.

Vérifiez avec votre RH ce qui est autorisé dans votre état. Choisissez ensuite la manière la moins intrusive de la contacter. Peut-être par e-mail, car cela ne fera pas tilt et ne nécessite pas d'attention immédiate.

L'idée que vous ne comprenez pas comment fonctionne un employé malade en dit long sur vos frustrations fondamentales.

D'abord, vous dites ceci :

“Hier, j'ai essayé de la contacter par les canaux habituels et elle n'a pas répondu - hier, elle m'a dit qu'elle me rappellerait par SMS, mais elle ne l'a pas fait. ”

Je pense qu'elle ne vous a pas contacté parce que… Elle est malade et donc absente du bureau. Vous devriez être reconnaissant qu'elle ait pu vous répondre tout court. Votre impatience et votre surdité apparente à l'idée qu'elle est malade ne la motivent pas à vous répondre.

“Je n'ai aucun signe que l'employée était malheureuse, donc je ne suis pas sûre de ce qui s'est passé, vraiment.”

Elle n'est pas malheureuse : **Elle est malade ! Alors que vous et votre équipe avez peut-être besoin de récupérer ces données, je vais vous exposer quelques faits de base :

• Le fait qu'elle ait des données critiques et qu'elle soit apparemment la seule détentrice de ces données n'est pas son problème : Le fait que vous soyez dans ce genre de situation pour commencer ne parle pas mal d'elle ou de vous, mais du dysfonctionnement du processus d'affaires de votre organisation. C'est vraiment le problème central auquel vous êtes confronté
• Le fait qu'elle soit malade n'est pas un problème dont vous pouvez vous plaindre : Eh bien, vous pouvez vous plaindre d'un collègue de travail parce qu'il est malade… Et alors vous - et votre organisation - vous donnerez la réputation d'être des abrutis qui ne reconnaissent pas les besoins humains fondamentaux. Les collègues de travail sont des humains et les humains tombent malades. Une organisation fonctionnelle ne considérerait pas une personne malade comme un fardeau, car elle aurait des moyens de contourner la perte temporaire d'un membre de son équipe.
• Même le besoin professionnel le plus “important” ne passe pas avant les besoins humains : En réalité, toutes vos questions impliquent que ces données sont “importantes”, mais le sont-elles vraiment ? Est-il si important qu'un humain malade doive se forcer pour répondre à ces besoins ? Tous les points ci-dessus reviennent sur ce point : Si une ressource humaine de votre équipe est malade, elle est malade. Si les données sont/étaient importantes, alors votre processus n'en tient pas compte puisqu'une seule personne qui les possédait - et qui est maintenant effectivement - est punie par vous parce qu'elle est malade, ce qui fait obstacle aux besoins de votre entreprise.

Mon meilleur conseil est de laisser cette employée tranquille et d'attendre qu'elle revienne.

Si cela signifie qu'un processus d'entreprise échoue, il échoue. Vos superviseurs doivent être alertés dès que possible à ce sujet et vous devez indiquer clairement que vous avez pris contact avec elle et que vous n'avez pas eu de réponse et - c'est important - que vous ne pensez pas qu'elle devrait être dérangée davantage si elle est malade.

Vous ne pouvez pas, pour quelque raison que ce soit, jouer à ce jeu dysfonctionnel où un employé est en quelque sorte “important” parce qu'il est le seul détenteur de données commerciales et pourtant il est en quelque sorte un “fardeau” parce que comment ose-t-il tomber malade au milieu d'un besoin commercial critique.

En plus des autres réponses correctes :

Vérifiez auprès de legal.

Selon votre pays et la législation applicable, les tentatives répétées de contacter un employé en congé de maladie peuvent très bien être illégales. Le congé de maladie est un domaine de la protection des employés et est généralement strictement réglementé. Un employé a des responsabilités clairement définies (informer l'entreprise, fournir les documents médicaux appropriés, etc.) mais aussi des protections clairement définies. ), mais aussi des protections clairement définies. Certaines d'entre elles sont destinées à protéger contre le harcèlement de l'employeur, et des tentatives de contact répétées pourraient vous faire entrer dans ce domaine. On pourrait faire valoir que vous essayez de faire pression sur un employé.

En outre, dans de nombreux pays, il est explicitement interdit de travailler pendant un congé de maladie. Répondre ne serait-ce qu'à un seul e-mail professionnel est une activité professionnelle. Vous risquez de mettre votre employé en difficulté (avec l'assurance maladie qui paie pour tout, par exemple). Certes, il est peu probable que cela soit jamais découvert, mais ce n'est pas une bonne raison.

En bref, un employé en congé de maladie est inaccessible. Au lieu de la contacter, vous devez explorer d'autres options :

• L'information peut-elle être indisponible jusqu'à son retour ? Si oui, attendez.
• Les données sont-elles disponibles d'une autre manière ? Si elles sont stockées sur une œuvre. Un ordinateur, et un administrateur informatique peut y accéder, vérifiez auprès de la direction juridique les restrictions à cet égard.
• Les données peuvent-elles être reconstituées à partir de quelque part (par exemple, un nouveau vidage de base de données) ?
• Pourquoi les données vitales ne sont-elles pas accessibles à au moins deux personnes ? Révisez vos politiques.

Vous n'avez pas été fantôme, vous avez une employée en congé de maladie.

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles une personne malade ne réagit pas immédiatement et la harceler comme un petit ami trop jaloux ne vous rendra pas service et pourrait vous faire beaucoup de mal.

Le fait que vous n'ayez pas pensé à stocker des données cruciales dans un endroit accessible à l'organisation est votre erreur, mais il pourrait y avoir des moyens de les récupérer vous-même. Comment est-elle tombée sur ces données ? Si elles ont été envoyées par courrier électronique, elles se trouvent peut-être quelque part sur votre serveur Exchange. S'il s'agit d'une action ou d'une URL, voyez si vous pouvez trouver le lien dans les courriels envoyés à son adresse professionnelle (ou dans l'historique internet, si votre organisation garde un œil sur ces derniers).

Gardez à l'esprit que cela peut ne pas être possible ou incroyablement difficile à faire dans une grande organisation. Si elle est l'auteur, vous êtes SOL jusqu'à ce qu'elle revienne ou qu'elle soit suffisamment bien pour l'envoyer. C'est pourquoi il peut être utile de vous familiariser avec le Bus Factor et de réviser vos politiques.

Que faire lorsqu'un employé en congé de maladie dispose de données importantes et ne répond pas ?

Vous prenez le temps de travailler avec votre direction pour élaborer des politiques qui éliminent tout goulet d'étranglement lié à une seule personne dans votre organisation.

Il n'y a aucune raison que les données importantes de l'entreprise soient accessibles par une seule personne.

Elle détient des données très importantes pour l'équipe et je n'ai aucune idée de la façon de les récupérer. Dois-je continuer à l'appeler ? Essayer un autre numéro ? La bonne réponse dépend du droit du travail de votre région, de l'importance de ces données essentielles et de ce que vous avez essayé jusqu'à présent. Dans certaines régions, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'un employé malade fasse un travail quelconque - même pas en vous parlant. Vérifiez si ce type de règle de travail existe dans votre région.

Comme elle a indiqué qu'elle vous contacterait, il est raisonnable de supposer qu'elle est disposée à vous aider, mais qu'elle ne l'a pas encore fait. Elle vous a contacté par un moyen quelconque - téléphone, SMS, e-mail - en utilisant ce même moyen, expliquez-lui simplement ce dont vous avez besoin et demandez-lui quel serait le meilleur moyen d'obtenir les données.

Si vous n'obtenez toujours pas de réponse, parlez à son patron. Si elle est malade depuis une semaine et qu'elle continue à l'être, son patron devrait probablement travailler avec les RH pour étudier le processus d'invalidité de courte durée qui s'applique dans votre région et votre entreprise.

Si vous m'envoyiez un SMS disant “rappelez-moi, c'est essentiel”, vous n'obtiendriez pas d'attention.

“Veuillez rappeler parce que les informations X et Y sont nécessaires dès que possible pour la date limite du projet K” permettrait de jeter un coup d'œil au téléphone et je pourrais vous donner une réponse en une phrase sur la façon de trouver toutes les informations dont vous avez besoin. Le fait de fournir des informations claires et concises sur vos besoins montre au destinataire que vous valorisez son temps, en réduisant toutes les étapes nécessaires pour aller à l'essentiel et en permettant une évaluation rapide de la demande. Je trouve que les informations ci-dessus sont valables en tant que conseil général, surtout si votre interlocuteur est en congé de maladie et qu'il peut être confronté à des problèmes personnels désagréables.

La personne malade a obtenu les informations importantes d'une manière ou d'une autre. Quel est le coût pour qu'une autre personne obtienne à nouveau les informations importantes sans l'aide de la personne malade ? Ce coût peut être de l'argent, du temps ou une autre ressource.

Vous avez joué au poker en n'ayant qu'une seule personne avec ces informations importantes et le destin a appelé votre bluff. Payez le prix, passez à autre chose, faites mieux la prochaine fois.

Vous pourriez demander à l'employé par SMS que vous avez exactement besoin de l'information importante XY et s'il voit un moyen de vous la donner ou s'il est préférable de commencer par un autre employé à partir de zéro. Cela montrera à la personne malade à quel point l'information est importante, mais aussi qu'elle n'est pas obligée de donner l'information si elle n'en est pas capable.

Dans l'une des entreprises où j'ai travaillé, il y avait un énorme wiki sur lequel on pouvait trouver toutes les informations de chaque projet. Il manquait quelque chose et vous avez trouvé la personne qui l'avait ? Vous les laissiez l'écrire ou vous l'écriviez vous-même, mais la fois suivante où quelqu'un avait besoin de l'information, il était capable de la chercher et de la trouver. Je pense qu'un wiki est plus puissant qu'un tas de fichiers sur un disque partagé, parce que la recherche est beaucoup plus rapide.

Si l'information importante est un mot de passe ou des informations de connexion, assurez-vous que vous avez un gestionnaire de mots de passe pour toute l'entreprise, que votre personnel informatique sait comment accéder aux e-mails, par exemple lorsque vous cliquez sur un lien de mot de passe oublié. Le courrier électronique utilisé pour accéder à d'autres services doit également être documenté dans le wiki et/ou le gestionnaire de mots de passe, etc.

Créez un environnement dans lequel aucune donnée n'est stockée dans la tête des gens mais tout sur de véritables supports de stockage, accessibles par tous, ou du moins avec un accès accordé à tous par votre personnel informatique.

Outre les raisons physiologiques et juridiques décrites, il existe, du moins aux États-Unis, d'autres raisons financières significatives pour que votre entreprise ne permette pas de contacter les employés malades - la plupart des assurances qui couvrent ces congés de courte durée ou cette invalidité exigent qu'aucun travail ne soit effectué par l'employé malade couvert, ce qui exclut toute réponse concernant le travail. La raison en est que si l'employé peut répondre aux questions, il n'est pas invalide au travail et l'entreprise en tire profit et doit donc payer le salaire. Si cela était autorisé (ou même seulement toléré), les entreprises pourraient simplement mettre tous leurs développeurs sous MST, ne payer aucun salaire (l'assurance le ferait), et les faire continuer à travailler. Si l'assurance MST de votre employé vous surprend à discuter de sujets liés au travail pendant sa “maladie”, il peut poursuivre votre entreprise en justice pour fraude. Cela coûterait très cher et votre entreprise se retrouverait rapidement à court de compagnies d'assurance alternatives.

[nous sommes même obligés de désactiver l'accès à distance pour tous les employés malades, le jour où l'assurance commence à payer. Quelle douleur]

Je ne suis pas du tout d'accord avec le consensus général parmi les réponses ci-dessus. Votre attente que votre collègue malade réponde aux appels téléphoniques et aux courriels est tout à fait normale. Le fait qu'une personne ne puisse pas travailler efficacement pendant huit heures ne signifie pas qu'elle ne peut pas travailler du tout.

Demandez-vous si cette personne a des enfants en bas âge, aurait-elle besoin de les mettre en pension parce qu'elle ne pourrait pas s'en occuper ? Bien sûr, cela pourrait arriver et si c'est le cas, vous ne pouvez probablement pas vous attendre à ce que cette personne réponde à des courriels, mais dans 99 cas sur 100, une personne en congé de maladie est toujours en mesure de s'occuper de ses enfants, et si elle peut s'occuper de ses enfants, elle peut répondre à certains courriels ou appels téléphoniques. C'est aussi simple que cela.

Enfin un commentaire sur la critique que vous avez reçue pour “single-point-of-failure”. Oui, bien sûr, il faut éviter cela, mais que faire si cette information importante a été générée l'après-midi avant le matin, lorsque cette personne a appelé pour dire qu'elle était malade ? Peut-être que cela faisait partie de la tâche de cette personne de rédiger un protocole après une réunion importante dans le but explicite d'éviter les “single-point-of-failures” mais qu'elle a manqué à cette obligation. Doit-elle engager deux secrétaires pour chacune de ces réunions ? C'est tout à fait déraisonnable lorsque la solution alternative est que la personne malade se contente de répondre à son téléphone.