Résumé

En fin de compte, si vos supérieurs vous disent que vous devez faire quelque chose, il n'y a aucun moyen de refuser poliment de le faire, et tout refus peut être un motif de licenciement ou d'être coincé dans le train lent pour ne plus rien faire avec votre carrière au bureau.

Pour minimiser ce genre de demandes, je recommande :

1. D'expliquer le compromis entre la mise en attente d'autres tâches
2. De leur apprendre à mener les tâches elles-mêmes
3. Recruter un larbin à qui vous pouvez confier ce genre de tâches

No Silver Bullet

Ce sont toutes des stratégies à long terme qui nécessiteront des efforts. Ce ne sont pas non plus des stratégies qui s'excluent mutuellement. Une combinaison de ces trois stratégies sera probablement la plus efficace, car il y a toutes sortes de personnes différentes qui demandent de l'aide, et certaines méthodes peuvent fonctionner mieux pour certaines que pour d'autres.

Comme indiqué dans le résumé, en fin de compte, si le patron vous dit que c'est votre travail, vous êtes mieux de le faire. Donc si vous voulez éviter d'être sollicité, il vaut mieux commencer tôt que tard à réduire le nombre de demandes.

Priorités

La prochaine fois qu'un supérieur vient vous voir et vous dit : “Hé, pourriez-vous modifier cette photo ?”, vous pouvez lui rappeler gentiment que le fait de prendre votre temps pour effectuer cette tâche vous permet de vous consacrer à une autre tâche, par exemple :

Bien sûr patron, je peux modifier la photo. Aujourd'hui, j'installe un ordinateur pour Alice puisqu'elle ne peut pas travailler tant que ce n'est pas réparé, et je récupère quelques fichiers d'une sauvegarde afin que Bob puisse terminer son travail pour une échéance demain. Où voulez-vous que je mette les choses ?

En supposant que vous soyez vraiment occupé à des tâches plus importantes, un patron rationnel dira probablement : “Oh, peu importe, je peux m'en occuper”. Quoi qu'il en soit, cela envoie le message clair que vous avez un autre travail qui est également important, et bien que le patron puisse vous y obliger, ce sera au détriment des autres employés (et pas seulement de votre temps).

Apprendre à un homme à pêcher

Pendant que j'écrivais ceci, jmort m'a battu au poteau, je vais donc simplement citer ce qu'il a dit avec tant d'éloquence :

la prochaine fois que quelqu'un vient et vous demande de changer la tête/le pied de page, ne le faites pas à votre bureau, mais accompagnez-le plutôt à son bureau. Faites-le s'asseoir devant son ordinateur, puis faites-lui parcourir les marches. Différentes personnes apprennent différemment, certaines visuellement, d'autres auditivement, d'autres encore en faisant , donc si la personne que vous avez traversée continue à revenir, essayez peut-être de le faire vous-même pendant qu'elle regarde (visuellement) et demandez-lui de vous répéter les étapes (auditivement).

Henchmen

Il peut y avoir des stagiaires, des “assistants administratifs”, des réceptionnistes ou d'autres personnes qui n'ont pas assez de travail réel pour les occuper. Ils peuvent aussi être plus qu'heureux d'effectuer ce genre de tâches si vous le leur demandez correctement. Si vous pouvez en trouver un qui peut faire le travail rapidement et avec compétence lorsque vous le demandez, vous pouvez lui confier les tâches, et éventuellement dire à votre patron : “Christine est vraiment douée pour ce genre de travail. Vous pouvez lui dire : "Christine est vraiment douée pour ce genre de travail…” et, avec un peu de chance, créer une voie directe pour que vos patrons puissent demander à Christine plutôt qu'à vous.

La meilleure façon de dire aux gens que des tâches comme la création de présentations PowerPoint, l'édition de PDF et la modification des en-têtes/pieds de page des documents et d'autres tâches est de garder à l'esprit le proverbe chinois suivant :

Donnez un poisson à un homme et vous le nourrissez pendant une journée. Apprenez à un homme à pêcher et vous le nourrirez toute sa vie.

Considérez que dans de nombreuses descriptions de poste, il existe souvent l'exigence supplémentaire suivante :

Vous accomplirez toutes les tâches supplémentaires qui vous seront assignées.

Donc, pour avoir l'esprit d'équipe et ne pas passer pour un connard pompeux aux yeux de vos collègues, et pour ne pas être un employé à problèmes aux yeux de la direction, à qui on ne peut pas faire confiance pour prendre une tâche et la mener à bien, vous pourriez envisager de prendre de telles demandes de vos collègues et de profiter de ces occasions pour enseigner à ne rien dire. Montrez à ces collègues comment effectuer ces tâches afin que la prochaine fois que le problème se présente, ils aient les outils nécessaires pour effectuer la tâche eux-mêmes.

Par exemple, la prochaine fois que quelqu'un vient vous demander de changer l'en-tête/le pied de page, ne le faites pas à votre bureau, mais accompagnez-le plutôt jusqu'à son bureau. Faites-le s'asseoir devant son ordinateur, puis faites-lui parcourir les étapes. Différentes personnes apprennent différemment, certaines visuellement, d'autres auditivement, d'autres encore en faisant , donc si la personne que vous avez traversée continue de revenir, essayez peut-être de le faire vous-même pendant qu'elle regarde (visuellement) et demandez-lui de vous répéter les étapes (auditivement). Vous aurez plus de chances de vous faire des amis en adoptant cette approche (non pas que vous soyez au travail pour vous faire des amis), et vous aurez plus de chances de ressentir un peu plus de satisfaction dans votre travail qu'en essayant de vous faire passer pour Nick Burns ](http://www.youtube.com/watch?v=tfKL6RM8hsY). En aidant, vous augmentez votre valeur pour l'organisation et l'équipe. Mais si vous n'aidez pas, vous risquez d'être considéré comme “moins utile” lorsque l'organisation devra réduire ce qui est perçu comme un poids mort.

Plus, il y a certaines choses pour lesquelles vous pourriez ne pas être bon. Par exemple, vos compétences sociales ou en matière de négociation ne sont peut-être pas aussi bonnes que celles des personnes chargées des ventes ou du marketing, et elles pourraient être capables de passer un appel téléphonique en votre nom pour quelque chose dont vous pourriez avoir besoin.