Comment répondre de manière professionnelle aux courriels dont je ne suis pas le destinataire ?

Je vais dire que la provenance du courrier électronique est très importante. S'il provient d'une personne de votre propre entreprise, et non du plus haut niveau de direction, alors une réponse rapide indiquant que vous pensez qu'il s'agit de la mauvaise personne, ce que vous faites, comme le montre l'exemple de geekrunnings, est très appropriée.

Si la question provient d'un haut niveau de direction, il vaut la peine de demander à votre directeur qui pourrait être la bonne personne ou le bon service, et de lui renvoyer un courriel d'excuse, mais cc cette personne aussi. Cela permet d'aller dans la bonne direction et de montrer que vous ne vous contentez pas de les repousser.

Je pense que ce message a été envoyé à la mauvaise personne, mais on m'a dit que Justin Thyme, du service expédition, pourrait être la bonne personne pour s'occuper de cette question. Je lui envoie cette demande, mais faites-moi savoir si j'ai besoin d'aide d'une manière ou d'une autre.

Si la question vient de l'extérieur de l'entreprise, vous voulez à nouveau trouver qui pourrait être la bonne personne, en commençant par vérifier avec votre responsable. Vous voulez que votre entreprise ait l'air de se soucier de ses clients, il est donc important de veiller à ce que le courrier électronique soit envoyé à la bonne personne ou au bon service. La réponse est similaire à celle qui est adressée à la direction, mais montrez que vous êtes prêt à être recontacté si cette redirection ne vous aide pas.

Je pense que ce message a été envoyé à la mauvaise personne, mais on m'a dit que Justin Thyme, de la division expédition, pourrait être la bonne personne pour s'en occuper. Je lui envoie cette demande, et voici également ses coordonnées. Si votre demande n'est pas traitée, veuillez me le faire savoir et j'essaierai de trouver un moyen de vous aider. Si votre responsable ne sait pas non plus qui pourrait être la bonne personne à contacter, il vaut la peine de consulter un annuaire et d'essayer de trouver quelqu'un. Ou bien demandez au responsable qui pourrait le savoir. Pour un PDG ou un client, vous voulez vraiment orienter le courrier électronique dans la bonne direction et lui répondre. Si vous ne pouvez vraiment pas le faire, demandez au moins à votre responsable de vous répondre, afin que la responsabilité de trouver le bon contact remonte dans la chaîne.

Si vous pouvez découvrir qui est la bonne personne en faisant un effort de moins de 30 minutes, cela peut renforcer votre réputation d'être utile. Dans mon organisation, je sais que certaines personnes pourraient me dire qui est responsable du système X ; une petite promenade et une conversation et je pourrais répondre, en copiant la bonne personne, en indiquant qu'elle pourrait savoir. Cela ne vaut pas la peine de dérailler toute votre journée, mais cela vous donne l'air très prévenant et utile si vous y parvenez.

Je pense que vous avez vraiment deux options.

D'abord, le courriel “désolé, je ne peux pas vous aider”, dont geekrunnings a fourni un bon exemple.

L'autre option est de faire suivre le courriel à votre responsable avec une note :

Hé, [Jane Smith] du [département ABC] m'a envoyé ce courriel à propos d'un problème avec le système Foozlewotsit, mais je ne sais pas vraiment qui peut l'aider. Pouvez-vous le transmettre à la bonne personne ?

C'est un travail de manager de gérer ce genre de choses.