Comment puis-je décourager les employés de faire des heures supplémentaires volontaires ?

Comment puis-je décourager les employés de faire des heures supplémentaires volontaires ? En leur disant, en personne, à 17 heures, de rentrer chez eux. Cela semble simple (et ça l'est), mais ça va loin. Au début de ma carrière, mon patron m'a dit de rentrer chez moi à 17 heures, et je ne l'ai jamais oublié. Il m'a dit qu'il restait beaucoup de travail pour demain, et que ce n'était pas le moment de “brûler les étapes de minuit”

En retour, je suis devenu plus ponctuel, et j'ai rarement pris un long déjeuner. Souligné : J'ai récompensé sa gentillesse et sa reconnaissance de mon équilibre travail/vie privée par une efficacité et un effort accrus. Mon moral s'est amélioré et je crois que je suis devenu un employé plus précieux.

Si vous faites de même, vous pouvez espérer un retour sur investissement similaire de la part de vos employés.

En supposant que vous soyez aux États-Unis…

Si des employés non exemptés font des heures supplémentaires, et que vous savez qu'ils font des heures supplémentaires et ne les payent pas à temps et demi, vous enfreignez la loi. Les employés ne peuvent pas se porter volontaires. Vous devez informer vos employés que lorsqu'ils le font, ce n'est pas eux qui enfreignent la loi, mais vous. Même si leur travail est bien intentionné, il fait courir un risque sérieux à votre entreprise. Si vous ne pouvez pas leur faire comprendre cela et les amener à se conformer volontairement, cela devient un problème disciplinaire. Voici une belle explication de la loi. (La loi sur les normes de travail équitables stipule que les employés doivent être payés au taux des heures supplémentaires lorsqu'ils travaillent plus de 40 heures par semaine. Les employés qui sont cadres, administratifs, professionnels, informaticiens ou vendeurs extérieurs peuvent être exemptés de cette loi en raison de la nature de leur travail et du niveau professionnel de leur rémunération. Les employés qui sont couverts par la loi sont dits non exemptés). Note supplémentaire : Apparemment, au UK , vous n'êtes pas tenu de payer des heures supplémentaires tant que les heures non payées ne sont pas rémunérées à un taux inférieur au salaire minimum. Vous devrez suivre toutes les heures travaillées et diviser leur rémunération totale par ces heures pour déterminer si vous êtes en règle avec la loi. Il ne doit pas s'agir d'heures de travail qui ne sont pas comptabilisées.

Un moyen très efficace, mais souvent négligé, de décourager les heures supplémentaires excessives consiste à offrir aux gens des horaires de travail flexibles.

Si vous avez mis en place un système d'horaire flexible, les gens prennent soin d'enregistrer avec précision leurs heures de travail, afin de ne pas perdre de vue l'accumulation des heures flexibles, et sont conscients des heures qu'ils travaillent. Un exemple de système d'horaire flexible pourrait avoir des heures de base de 10h00 à 16h00, permettre à un employé d'accumuler jusqu'à 3 jours (24 heures) d'horaire flexible, ou de s'endetter pour un jour d'horaire flexible, mais exiger qu'il ne prenne pas plus de 2 jours (ou 4 demi-journées) de congé flexible (temps libre dans les heures de base) par mois sans prendre de congé annuel. Cela peut sembler contre-intuitif, mais psychologiquement, si vous vous approchez de la limite supérieure des heures que vous pouvez accumuler, vous commencez à penser “si je travaille trop d'heures supplémentaires, je les perdrai à la fin du mois”, donc vous commencez à réduire. Dans l'Union européenne, vous devez faire attention à ce que les employés ne finissent pas par travailler plus longtemps que ce qui est autorisé par la directive européenne sur le temps de travail . Sauf au Royaume-Uni (où vous pouvez accepter de renoncer, par écrit, à vos droits en vertu de la DTT) les États membres doivent veiller à ce que le temps de travail hebdomadaire soit limité par la loi ou par une convention collective et le temps de travail moyen ne doit pas dépasser 48 heures pour chaque période de 7 jours au cours de la période de référence de 4 mois.

Incidemment, pour se conformer à cette directive, les employeurs en Europe sont effectivement obligés de tenir un registre des heures de travail de leurs employés. Au Royaume-Uni, j'ai connu des entreprises qui ont demandé que les employés se retirent de la directive sur le temps de travail, non pas pour pouvoir travailler plus longtemps, mais pour supprimer l'obligation de suivre les heures, ce qui réduit la charge administrative tant pour l'employé que pour l'entreprise.

La seule autre chose que je dirais est que si les heures de travail constituent une part importante de votre situation, gérer les gens de telle sorte qu'ils ne ressentent pas le besoin de passer trop d'heures supplémentaires en est une autre. Il est possible, par exemple, qu'ils passent tellement de temps pendant la journée à aider les nouveaux arrivants qu'ils traînent tard pour avoir un peu de paix et de tranquillité et se permettre de se mettre à flow . Une façon d'éviter cela pourrait être d'avoir un membre de l'équipe établie à la fois disponible pour aider les nouveaux arrivants, laissant les autres membres de l'équipe établie se concentrer sur leur travail. Cela pourrait se faire chaque jour ou chaque semaine, de sorte que les personnes disposent au moins d'un bloc de temps d'une journée ou d'une semaine pour se concentrer sur leurs tâches (en fonction, bien sûr, de leurs besoins professionnels).

Le fait qu'une personne travaille à 50 % et deux à 100 %, mais qu'elle ne travaille que 100 % de ses heures pourrait être plus efficace que le fait que trois personnes travaillent à 70 % (en raison du changement de tâches), mais qu'elles travaillent 120 % de leurs heures pour rattraper le temps perdu.

Vous pourriez essayer quelque chose que mon ancien patron a fait. Il a envoyé un e-mail disant quelque chose à l'effet de

Afin d'économiser l'énergie, l'éclairage et la climatisation seront éteints tous les jours à 6h15. Si vous devez continuer à travailler, veuillez travailler à distance depuis chez vous. Merci d'avoir rendu le bureau plus écologique

I réalité, je pense qu'il voulait juste que tout le monde soit là de 9h à 17h pour ne pas avoir à travailler tard, et pour ne pas être appelé quand il était avec sa famille. Tous les programmeurs (y compris les nocturnes) ont en fait ajusté leur horaire pour qu'il corresponde à l'heure à laquelle les lumières étaient allumées, et il était très rare que quelqu'un travaille après 18h15, car ils devaient tout déplacer et tout réinstaller à la maison.

Vous avez vous-même fourni la réponse :

Soyez franc. Dites-leur que leurs efforts leur ont valu votre gratitude. Dites-leur que, dans le même temps, si la nécessité commerciale vous oblige à les licencier, vous devrez faire ce que la nécessité commerciale exige et les licencier. Parce que les remercier et leur donner des notes de reconnaissance n'ira pas loin avec leurs propriétaires.

Peut-être pourriez-vous vous arranger pour donner un congé à ceux qui font des heures supplémentaires. Cela, plus une indemnité de licenciement supplémentaire si jamais vous devez les licencier. Ou bien, vous pourriez dire que vous dirigez un environnement professionnel, faire le plein de frigo et les laisser faire :)

La méthode la plus simple, qui ne devrait pas poser de problème juridique aux États-Unis ou au Royaume-Uni, consiste à exiger que toute heure supplémentaire soit approuvée au préalable. Vous pouvez également souligner d'autres aspects culturels de l'organisation que ce changement améliorerait si vous ne voulez pas que l'accent soit mis uniquement sur la question financière. Considérez un avis similaire à celui-ci :

Nous apprécions l'enthousiasme pour notre organisation dont font preuve les employés qui vont au-delà de l'appel du devoir. Bien que nous appréciions cet effort, il y a quelques éléments qui nous inquiètent. Nous sommes une entreprise à vocation familiale, et nous ne voulons donc pas vous éloigner de votre famille plus que nécessaire. Nous craignons également que lorsque la plupart des gens font des heures supplémentaires, l'environnement ne donne à chacun l'impression qu'il doit en faire, même s'il a d'autres responsabilités dont il doit s'occuper. Enfin, comme les heures supplémentaires ne sont découvertes que lorsque les feuilles de présence sont rendues, elles entraînent parfois des problèmes de comptabilité plus difficiles que nous aimerions éviter.

Par conséquent, à partir du 14 juillet, toutes les heures supplémentaires doivent être approuvées à l'avance par écrit ou par e-mail par votre supérieur direct. En général, les heures supplémentaires ne seront pas autorisées, sauf pour les travaux très urgents qui ne peuvent pas attendre le jour ouvrable suivant. Votre supérieur hiérarchique pourra vous aider à prendre cette décision si vous n'êtes pas sûr de la priorité de votre travail.

Merci pour votre temps et vos efforts précieux !

Vous pourrez plus tard leur dire que les appels téléphoniques sont acceptés à condition qu'ils soient immédiatement suivis par un courrier électronique pour une sorte de trace écrite. Selon la législation de votre pays, vous pouvez également les informer que les heures supplémentaires non approuvées ne seront pas payées, mais que cela risque d'abaisser le moral des troupes. Vous pourriez, à la place, dire à ceux qui insistent pour faire des heures supplémentaires sans préavis que vous vous attendez à ce qu'ils quittent leur travail à la même heure la période de paie suivante afin que cela n'affecte pas autant la comptabilité, et que s'ils continuent à faire des heures supplémentaires sans préavis, vous pourriez être obligé de les licencier pour violation de la politique de l'entreprise. Dans la plupart des endroits, les employés ne peuvent pas forcer les employeurs à payer pour un travail que l'employeur n'a pas autorisé, mais il peut y avoir des détails difficiles à comprendre lorsqu'on communique cela aux employés.

Encore une fois, consultez un avocat qui connaît bien le droit du travail dans votre région.

Je ne suis pas sûr de ce que vous faites, mais en tant que développeur de logiciels, j'ai régulièrement travaillé tard sans qu'on me le demande ou qu'on me paie.

C'est généralement parce que des travaux imprévus surgissent - qu'il s'agisse de mettre de l'ordre dans un code difficile à comprendre, ou de devoir réécrire une fonctionnalité précédemment livrée afin de livrer la fonctionnalité suivante.

Essentiellement, c'est toujours un investissement de temps aujourd'hui pour rendre la vie plus facile demain. Si je ne veux pas travailler tard, la seule option que j'ai est de demander à mon responsable de me consacrer plus de temps à la onzième heure - cela ne semble pas bon et est difficile à expliquer lorsque le responsable ne comprend pas la nature des problèmes techniques auxquels vous êtes confrontés. Si le travail est réparti en tâches qui sont estimées en heures, faites-leur consigner le nombre d'heures qu'ils passent réellement à accomplir la tâche. Vous obtiendrez alors une moyenne des estimations et pourrez planifier en conséquence. 2. Vérifiez s'il y a des goulots d'étranglement dans leur charge de travail. Il peut y avoir des problèmes techniques qui peuvent être résolus avec un peu d'effort et qui se traduiront par une efficacité accrue. Parfois, les travailleurs des échelons inférieurs ne le diront pas à moins qu'on ne le leur demande !

Si vous ne pouvez vraiment pas accélérer les choses ou accorder plus de temps, votre seule autre option est de fournir moins de travail. Vos employés peuvent avoir de très bonnes idées sur la manière de réduire le nombre de fonctionnalités, tout en offrant la même valeur au client final. Il serait bon de poser la question.

Bonne chance

Vous n'avez pas dit qu'ils étaient exemptés ou non exemptés. Pour les employés non exemptés (généralement à l'heure), je pense que la réponse de MJ6 est excellente. Je vais m'adresser aux employés exemptés (typiquement salaire).

Dans ce cas, vous ne voulez probablement pas qu'ils fassent des heures supplémentaires parce que vous ne voulez pas qu'ils s'épuisent. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose dans ce cas pour eux de faire des heures supplémentaires, mais les effets sur leur vie personnelle et leur bonheur peuvent en faire un problème.

La meilleure formulation que j'ai trouvée pour aborder cette question est “Je veux que vous vous souveniez que nous devons travailler en équipe à un rythme durable. J'apprécie l'effort supplémentaire, mais si vous continuez à travailler autant d'heures, vous conditionnez les gens à attendre ce niveau d'effort de votre part à l'avenir et je crains que vous ne vous épuisiez”. Les employés apprécieront généralement que l'on se préoccupe de leurs sentiments.

Aussi, je vous encourage vraiment à ne pas fournir de récompense monétaire pour ce comportement. Oui, ils ont donné du temps supplémentaire, mais vous ne voulez pas encourager une culture où cela est attendu, exigé ou récompensé. L'appréciation verbale de leurs efforts (étant entendu que cela ne durera pas indéfiniment) est très bien. Vous pouvez cependant adopter une ligne plus souple dans ce cas d'exemption, car certaines personnes aiment travailler 60 ou 80 heures par semaine sans rémunération supplémentaire.

Oh, et vous avez de la chance d'avoir des employés aussi engagés. Il vous suffit maintenant de travailler pour qu'ils soient heureux et engagés.

C'est exactement ce que j'ai fait il y a des années et des années dans une très petite entreprise, mais c'est moi qui faisais des heures supplémentaires, presque 20 heures par jour, et je n'ai en fait jamais informé personne, je voulais simplement faire en sorte que les choses fonctionnent et j'étais très enthousiaste à propos de tout cela.

Le propriétaire de l'époque s'en est rendu compte et m'a donné des actions de l'entreprise, quelque chose comme 1%, et m'a laissé libre de faire ce que je voulais et de m'occuper des choses.

L'entreprise s'est développée pour atteindre des milliers d'employés au fil du temps et ni moi ni le propriétaire ne regrettons rien. Si vous avez la chance d'avoir ce genre de personnes qui travaillent pour vous, ce qui est TRÈS RARE, je peux vous l'assurer, pensez à en parler à votre avocat et à les intégrer dans l'entreprise, même si c'est pour 1%. Donnez du temps et commencez même à donner des actions comme bonus annuel. Vous avez trouvé des gens vraiment bien qui veulent s'occuper d'une entreprise qui n'est même pas la leur, donnez-leur ce qu'ils valent et laissez-les en faire partie.

Si vous utilisez un téléphone portable avec pointeuse, vous pouvez lui envoyer un rappel sous forme de note de rappel pour qu'il pointe quand il atteint, ce que vous avez fixé, sa limite quotidienne maximale d'heures. Vous devriez être en mesure de recevoir une notification vous-même. Enfin, il existe des systèmes qui les empêchent de continuer à se connecter pendant des heures et qui leur demandent en fait de s'arrêter pour la journée.

Vous pouvez, et devriez, leur dire.

Vous pouvez aussi montrer l'exemple, en partant vous-même à l'heure. Si nécessaire, revenez après qu'ils soient rentrés chez eux. Dans certaines cultures japonais vient à l'esprit), on considère comme un relâchement le fait de partir avant votre supérieur.

Comme ces employés sont si enthousiastes, j'envisagerais d'une manière ou d'une autre d'en faire des partenaires dans l'entreprise, à des conditions mutuellement acceptables, dans la mesure où vous conservez un certain degré de contrôle avec lequel vous êtes à l'aise et ainsi de suite.

Ils ont alors une très bonne raison de faire le travail supplémentaire.

Dans un sens, ils se comportent déjà comme des partenaires : des personnes qui ont un intérêt personnel à ce que l'entreprise réussisse et qui y consacrent du temps, comme le font les propriétaires d'entreprises.