Comment établir un dossier commercial pour l'embauche de nouvelles personnes ?

Quels sont les aspects sur lesquels je dois me concentrer pour établir un dossier commercial solide comme le roc afin d'embaucher plus de personnes ? Vous voudrez montrer à quel point vous manquez de ressources non seulement maintenant, mais aussi dans un avenir prévisible. Vous voudrez montrer le volume de travail pour les prochaines années et le comparer à la capacité de votre équipe actuelle. Si vous avez des projets critiques à venir, expliquez comment ils seront affectés négativement si vous n'avez pas assez d'aide. Dans la mesure du possible, vous voudrez indiquer les projets/tâches spécifiques qui n'ont pas été achevés par manque de personnel. Et vous voudrez faire de même pour les projets à venir que vous n'avez pas la capacité d'assurer.

Si vous comblez le besoin avec des travailleurs temporaires maintenant, vous voudrez mettre en évidence cette dépense et montrer comment elle disparaîtra si vous augmentez votre effectif permanent.

Comme @Bmo le souligne à juste titre, vous pouvez aborder les problèmes que ce manque d'aide cause à votre équipe existante. Un excès de jonglage peut leur faire perdre de la productivité. Le moral peut s'effondrer. Si la situation s'aggrave, vous risquez de perdre des membres critiques de votre équipe.

Bien que le fait de traiter tous ces problèmes vous rende plus fort, les entreprises hésitent encore à augmenter leurs effectifs permanents, ce qui pourrait être difficile à vendre. Si vous jonglez actuellement pour rester à la hauteur de la demande, vous devrez peut-être vous préparer à jongler plus vite pendant un certain temps (c'est du moins la situation dans laquelle je me trouve actuellement).

Une chose qui aiderait, c'est d'avoir un système permettant au moins de deviner la charge de travail de votre service. Dire “nous sommes surchargés” n'a pas de sens.

Dire quelque chose comme :

• Notre équipe reçoit 20 demandes par semaine
• Chaque demande demande demande en moyenne 10 heures de travail
• Notre temps moyen entre la demande et son achèvement est de 3 mois
• Chaque demande ajoute X $ à la société en moyenne
• Notre équipe compte 3 membres
• Cela nous permet de travailler 120 heures/semaine
• Nous ne pouvons traiter que 12 demandes par semaine avec une efficacité maximale. Ce genre d'estimation grossière n'est valable que si vous ne disposez pas de paramètres significatifs. En réalité, votre équipe ne pourra pas fonctionner à 100 % d'efficacité et votre suivi/estimation du temps doit tenir compte de cette inefficacité. Si vous disposez d'informations plus significatives ou de données historiques de vos projets (même une frustration anecdotique des clients de votre équipe), cela peut vous aider à vous faire une meilleure idée.
• Nous nous attendons à ce que cette charge de travail augmente/reste la même/etc indéfiniment

Pourquoi faire ainsi ?

Ces informations permettent à la direction de déterminer :

• Les projets sont-ils suffisamment importants pour justifier des effectifs supplémentaires ?
• Y a-t-il besoin d'un meilleur système de priorisation ?
• Peut-être votre département doit-il refuser des demandes.
• Mettre en place un système de priorisation où les demandes non urgentes sont ignorées à moins que toutes les demandes urgentes ne soient satisfaites
• Votre temps moyen de demande est-il approprié ? Des améliorations du workflow peuvent-elles contribuer à réduire la charge de travail ?
• Une autre équipe est-elle en sureffectif et ces ressources sont-elles disponibles pour une réorganisation ?

Les données sont tout ce qui compte. Dire “nous sommes surchargés” n'a aucun sens. La présentation des informations ci-dessus est beaucoup plus significative pour la direction.

Les informations historiques sont encore meilleures à avoir.

Quand est-ce le mieux ?

Gardez également à l'esprit que si vous ajoutez des effectifs à un point critique d'un projet, vous risquez en fait de faire durer le projet plus longtemps. Si votre équipe est débordée indéfiniment, cela n'a pas vraiment d'importance (vous devrez prendre le coup à un moment donné). Cependant, si vous espérez lancer un projet dans quelques mois, ajouter beaucoup de temps d'entretien, de ressources humaines et d'intégration à une équipe déjà surchargée n'est pas nécessairement la meilleure idée.

Cependant, ne retardez ce travail que si une reprise est en vue.

Et si personne ne s'en soucie ?

Vous pourriez vous retrouver dans des situations où personne ne s'en soucie. Ou bien vous dites en gros “peu importe, le service fonctionne, pas encore de problème”. Ou votre responsable ne veut pas agir pour diverses raisons.

Vous devez alors déterminer si un travail stressant en vaut la peine pour vous. Si les managers ne ressentent aucune “douleur”, ils n'ajouteront pas de personnel. Vous devez essentiellement déterminer si vous êtes prêt à travailler dans cet environnement - si ce n'est pas le cas, agissez en conséquence.

Réflexions finales

Gardez également à l'esprit que le processus d'augmentation des effectifs peut être long, même si votre patron, vos patrons et peut-être même des niveaux supérieurs sont d'accord.

Les performances globales de l'entreprise, le budget, les prévisions, etc. sont autant de facteurs qui déterminent si cela est possible.

Si vous avez besoin de nouvelles personnes, la première chose à faire est d'arrêter de faire des heures supplémentaires (si votre équipe en fait). Ne respectez pas ces délais à la place. Vous avez maintenant quelque chose qui prouve que vous avez besoin de ces personnes. Vous ne pouvez jamais justifier l'embauche de nouveaux collaborateurs en vous basant sur la charge de travail si le travail est en cours. C'est une leçon difficile à apprendre car je veux faire de mon mieux pour que tout soit fait.

Une autre chose à faire est de leur dire que vous ne pouvez pas faire une nouvelle tâche quand elle se présente. S'ils insistent, donnez-leur une liste de tout ce que votre équipe est en train de faire et demandez-leur laquelle doit être désactivée pour faire place à celle-ci. Assurez-vous qu'ils savent que la date limite du projet éteint sera déplacée et que les heures pour le terminer augmenteront (il faut plus de temps pour revenir à la vitesse normale quand on n'a pas travaillé sur quelque chose pendant un certain temps). Donnez-leur une nouvelle date limite précise et une nouvelle estimation des heures. Assurez-vous que les personnes qui sont les propriétaires de l'entreprise dont le projet a été arrêté sont conscientes de l'impact sur leur emploi du temps.

Dire non est difficile, mais c'est le meilleur moyen que j'ai trouvé pour leur faire comprendre que vous n'avez pas la capacité de travailler davantage.

C'est vraiment très simple. Vous devez expliquer ce que vous pourriez faire de plus si vous aviez plus de personnel, et comment cela profiterait à l'entreprise plus que le coût des personnes supplémentaires que vous engagez. Il est préférable de donner des exemples précis de ce que vous pourriez faire en plus, et de montrer comment cela pourrait augmenter les ventes, améliorer la satisfaction des clients et atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise.

Vous pouvez aussi faire la même chose à l'envers, en montrant comment le manque de personnel vous empêche de faire ces choses : ne pas mettre en place les fonctionnalités nécessaires, ne pas corriger les bugs, ne pas répondre aux besoins des clients. Dans ce dernier cas, préparez-vous à ce qu'on vous demande si vous pourriez obtenir des améliorations de productivité avec les personnes dont vous disposez.