Comment demander une réunion avec une personne que je ne connais pas ?

Si une personne que je ne connaissais pas avait prévu de me rencontrer en tête-à-tête, je serais très confus et je supposerais que c'est une erreur. Je l'ignorerais probablement au début, en espérant que l'expéditeur corrigera son erreur. Au bout d'un certain temps, si l'erreur ne disparaissait pas, je refusais la rencontre sans faire de commentaire.

Je suis peut-être en minorité, mais cela ne m'est arrivé qu'en de très rares occasions. Les gens se présentent toujours en premier, ce qui évite toute confusion. C'est vraiment la meilleure chose à faire. Envoyez un e-mail en disant que vous souhaitez organiser une réunion, et assurez-vous de dire pourquoi. Si vous avez la possibilité de consulter leur planning, proposez une heure.

Le mieux est d'éviter toute confusion et de ne pas faire de suppositions.

Je suis souvent le destinataire de ce type d'invitations. De mon point de vue, ce qui fonctionne le mieux, c'est une invitation de perspective qui comprend une introduction, des objectifs et un ordre du jour pour la réunion (que toutes les invitations devraient déjà avoir de toute façon !),

Quelque chose comme :

“Salut, je suis Bob et je suis le nouveau stagiaire du département xyz. Mon responsable a pensé que ce serait une bonne idée de vous rencontrer pour en savoir plus sur le département abc. J'apprécierais que vous preniez une demi-heure pour une rencontre rapide et quelques présentations sur votre monde. Si cette heure ne fonctionne pas, je serai heureux de la reporter”.

Cela me permet d'être plus rapide et plus facile : Je comprends rapidement de quoi il s'agit et si tout va bien, je peux simplement appuyer sur “accepter” ou répondre rapidement pour refuser ou ajuster. Si possible, j'éviterais ce qui nécessite des communications multiples. Si vous pouvez le faire dans un message, faites-le dans un seul message.

Cela varie beaucoup en fonction de la culture.

Par exemple, en tant qu'Américain, cela ne me dérange pas de créer une rencontre avec quelqu'un que je n'ai jamais rencontré. Je me fiche que les autres me le fassent (tant que j'ai un contexte pour expliquer pourquoi ils le font). C'est assez courant dans les cultures directes.

Cependant, mon patron n'est pas originaire d'un pays occidental. Il se sent vraiment mal à l'aise lorsque des gens créent des rencontres au hasard avec lui, parce que c'est très impersonnel et brutal/abusif. Il se sentirait beaucoup plus à l'aise si on lui envoyait d'abord un e-mail de présentation pour lui demander d'organiser une réunion. Ou si quelqu'un lui était présenté en personne, d'abord.

Généralisant, la culture occidentale est directe et valorise les affaires d'abord, les relations ensuite. Les personnes issues de ce milieu ne s'inquiéteront probablement pas si vous organisez une réunion au hasard (tant que vous ne leur faites pas perdre leur temps). Les personnes issues de cultures moins directes et plus relationnelles s'intéresseront beaucoup plus à la façon dont vous faites cela. La relation compte pour eux.

En gros, cela va dépendre beaucoup de la culture. A la fois de votre entreprise et d'une certaine influence des antécédents de toutes les personnes concernées.

Votre meilleure réponse sera de demander à votre patron. Il devrait avoir une bonne idée de la culture interne de votre entreprise, il connaît peut-être les gens et peut fournir une réponse plus spécifique au contexte.

Ce que je ferais (et ce que je ferais) :

• Envoyez un courriel de présentation, en disant “mon patron a suggéré que je vous contacte au sujet de X. Si vous souhaitez envoyer une réunion sans le courriel de présentation, assurez-vous d'inclure un contexte clair et précis, à savoir que 1) votre patron l'a suggéré et 2) la raison pour laquelle vous vous réunissez.

Quelle que soit la technologie de communication que vous employez, vous voulez convaincre la personne que la réunion en vaut la peine. Vous devez réfléchir à la valeur de la réunion. Cela les aide-t-il à faire leur travail ? Probablement pas. Vous voulez lui montrer qu'elle aidera l'organisation et que vous avez été respectueux de son temps. Vous devez préparer vos questions de manière à ce que la réunion vous apporte les réponses que vous recherchez. Il serait utile de montrer que vous l'avez fait. Si vous le faites, de nombreuses personnes seront heureuses de vous aider.

Une histoire qui montre ce dont je parle. J'ai reçu un appel téléphonique d'un ingénieur très débutant. Elle me demandait comment nous avions résolu certains problèmes de mon programme afin qu'elle puisse appliquer cela à son programme. Elle avait étudié attentivement les dessins et avait préparé une liste de questions précises. J'ai répondu à celles que je pouvais et je l'ai dirigée vers des personnes qui pouvaient répondre aux autres. Nous avons passé 20 minutes au téléphone. Je me suis sentie heureuse de l'avoir aidée, elle et notre entreprise, à résoudre ses problèmes. Sa préparation avait rendu l'appel très productif.

J'essaierais dans Outlook de voir si vous pouvez consulter leur calendrier pour qu'en réservant une réunion, il n'y ait pas déjà quelque chose.

Si cela ne fonctionne pas, je suggérerais probablement d'aller à leur bureau pour qu'ils puissent vérifier rapidement leur disponibilité en supposant que ces réunions doivent avoir lieu bientôt. Si vous êtes d'accord pour attendre longtemps, je peux aller à l'e-mail, qui est peut-être la solution la moins prioritaire. Cela peut aussi faire comprendre l'importance de la réunion, car le courrier électronique peut être ignoré dans certains endroits, du moins d'après ce que j'ai vu au cours de mes années de travail. La messagerie instantanée n'a de sens que si les gens sont connus pour l'utiliser et si c'est un moyen de mettre la main sur quelqu'un. Si un responsable est en réunion 90 % du temps, il se peut qu'une messagerie instantanée soit meilleure que le courrier électronique habituel. Dans le cas contraire, il se peut qu'il ne fasse pas grand-chose.