Comment puis-je faire en sorte que tous les employés lisent et approuvent efficacement une politique ?

Tout d'abord, je vois ici deux problèmes très différents et, en vérité, deux questions très différentes.

1. Comment puis-je arrêter de perdre mon temps dans un processus très manuel ?
2. Comment faire pour que les employés hésitants ou réticents déclarent qu'ils lisent une politique ?

Dans ce cas particulier, répondre à la première question peut résoudre la grande majorité du second problème.

Vos politiques sont déjà dans SharePoint, il est archaïque que vous suiviez le processus manuel que vous décrivez. Dans SharePoint, vous disposez des outils et de l'infrastructure nécessaires pour automatiser facilement ce processus.

SharePoint est tout à fait capable d'envoyer des courriels, de recueillir des données et de suivre les actions des utilisateurs. Il peut également envoyer les rappels nécessaires pour ceux qui n'ont pas terminé le processus. Quelques heures de travail par un administrateur SharePoint pourraient facilement automatiser l'ensemble du processus et vous soulager de ce qui est évidemment une tâche très fastidieuse.

Selon la façon dont SharePoint est intégré dans votre infrastructure globale, vous pourriez aussi facilement forcer un employé à accomplir une action donnée avant de lui permettre de poursuivre son autre travail quotidien. Par exemple, une action de connexion qui ouvre le formulaire chaque matin lorsqu'il se connecte pour commencer la journée de travail.

La réponse de Stephen est parfaite du point de vue de l'automatisation - et il semble en savoir plus que moi sur les nuances de Sharepoint… mais je suis d'accord qu'il y a absolument un moyen de faire faire à Sharepoint tout ce que vous faites maintenant !

Je voulais ajouter une remarque, cependant que vous pourriez préconiser de reconsidérer ce que vous devez signer et pourquoi. Si vous faites signer des documents très, très souvent, vous risquez d'entraîner beaucoup de travail pour un bénéfice très limité pour l'entreprise, parce qu'après avoir demandé trop de signatures, les gens se mettront à signer à peu près n'importe quoi, ce qui dépasse l'objectif initial qui est d'avoir une indication de réception et de compréhension.

J'ai vu des entreprises trier leurs documents signés comme suit pour un meilleur effet :

• peu importe s'ils sont d'accord, nous avons juste besoin de savoir qu'ils l'ont reçu - envisagez un format de retour d'accusé de réception - réalisable soit dans Sharepoint soit dans la plupart des clients de messagerie d'entreprise. Il n'exige pas de signature numérique, mais seulement une preuve de l'ouverture du courrier. Parfait pour les cas où la vérité est “nous nous moquons de savoir si vous êtes d'accord, ce sont les règles”

• nous nous soucions que les employés aient reçu la nouvelle politique et soient capables de la suivre - au lieu d'une signature, vous pouvez considérer un quiz (aussi ennuyeux soit-il). Il existe des systèmes de formation qui vous permettront de structurer ce type de format - l'employé se voit présenter la politique et répond ensuite à quelques questions “quiz” pour montrer qu'il l'a lue et comprise. Je l'ai vu utilisé pour la politique de sécurité de haute priorité, la politique de harcèlement sexuel, les règles de sécurité et d'autres choses où l'entreprise estime qu'il serait très mauvais que les employés ne suivent pas la politique parce qu'ils feraient du mal à plus de personnes qu'à eux-mêmes.

• nous mettrons fin à la politique ou prendrons d'autres mesures si elle n'est pas lue et suivie - vous pouvez envisager d'inclure les cadres dans votre cycle de contrariété. Gardez la trace des employés qui n'ont pas signé et demandez à leur responsable d'assurer un suivi. Faites en sorte que les managers ayant des employés en retard soient visibles par la direction générale après que le premier ping aux managers n'ait pas réussi. Faites en sorte que cela fasse partie de la priorité de l'organisation et indiquez clairement que le fait de ne pas signer la politique signifie que vous ne faites pas votre travail.

Aux États-Unis, vous auriez plusieurs choix, mais vous devriez demander au service juridique de l'entreprise de les examiner pour vous assurer qu'ils sont conformes à la loi.

1. Livraison électronique des documents
2. Livraison postale des documents avec accusé de réception requis. Ils doivent signer pour le document. Les tribunaux américains ont jugé que la signature est suffisante pour prouver qu'ils ont reçu les documents. Ils auraient pu les jeter à la poubelle, mais c'est leur choix d'ignorer le document qu'ils viennent de signer.

La question clé est de savoir ce qui se passe s'ils ne signent pas.

• S'ils refusent de signer, la politique s'applique-t-elle encore à eux ? par exemple, les examens annuels en été ou au printemps.
• Doivent-ils faire un choix : Adopter la nouvelle politique de congé de maladie et gagner X heures par semaine, ou conserver l'ancienne politique et recevoir Y heures en une somme forfaitaire chaque année. Les nouveaux employés n'ont pas le choix, ils bénéficient de la nouvelle politique.
• La nouvelle politique a-t-elle un coût ? Par exemple, vous bénéficiez maintenant d'une couverture pour les soins de la vue et vous devez choisir un médecin, mais la nouvelle couverture a un coût. Pas d'accord signifie pas de couverture.

Parfois, vous pouvez utiliser l'une des méthodes de livraison forcée, avec la lettre disant que la nouvelle police débutera dans 60 jours. Si vous voulez vous en retirer, faites-le dans les 30 jours. Si l'emploi est à volonté dans votre juridiction, le refus obstiné de reconnaître que la police n'est pas un problème, il peut être résolu par la cessation d'emploi.

Si cela ne vous dérange pas d'envisager une solution tierce peu coûteuse, alors vous pouvez envisager DocRead pour SharePoint, il est parfait pour vous !

DocRead vous permet d'envoyer n'importe quel document (dans ce cas une politique) à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs. En tant qu'éditeur, c'est à vous de définir la durée pendant laquelle vous souhaitez que les employés (dans ces groupes) lisent et approuvent ces documents.

DocRead vous aidera également à vous intégrer car il détecte intelligemment si quelqu'un est nouveau dans un groupe et lui attribue la lecture qu'il a donnée aux autres membres du groupe. Vous pouvez définir la lecture comme “Obligatoire” (Must Read) ou “Recommandée” (Should Read).

Nous disposons également d'une série de rapports (accessibles depuis SharePoint) qui vous permettent de voir qui a lu ou non vos documents.

Pour chaque membre du personnel qui accepte (ou n'accepte pas) votre document, nous délivrons un reçu à des fins d'audit. Enfin, nous automatisons également tous les e-mails qui sont envoyés, lorsque le document est attribué, confirmé et en retard. Si vous souhaitez en savoir plus, veuillez consulter DocRead for SharePoint , ou pour un exemple plus spécifique, lire How to get employees to read your staff handbook ’.

_ disclaimer : Je développe le produit DocRead for SharePoint.

Mon entreprise (et d'autres grandes entreprises dans lesquelles j'ai travaillé) dispose d'un logiciel pour gérer ce genre de situation “une réponse est requise”.

Nous sommes informés par courrier électronique des nouvelles politiques et des changements. Nous sommes dirigés vers un site web où nous devons lire la politique, et “signer” en cliquant sur un bouton au bas du document. Si une personne n'a pas donné son accord à l'heure prévue, un message d'avertissement est envoyé à cette personne et à son responsable. Cette procédure semble être efficace pour obtenir des signatures. Ce qu'elle ne fait pas, c'est garantir que tout le monde lit et comprend le document, car la plupart des gens se contentent de faire défiler rapidement le document jusqu'à la fin et de cliquer sur le bouton de signature. Pour “résoudre” ce problème, l'entreprise dispose d'un mécanisme similaire qui comprend également des “quiz” avec des notes de passage. Cette méthode est utilisée pour des politiques plus étendues et pour les besoins annuels de conformité réglementaire.

En tant que personne ne travaillant pas dans le domaine des ressources humaines, tout cela me semble assez stupide, mais cela semble permettre d'accomplir tout ce que les RH essaient d'accomplir.

Vous devriez parler de ces systèmes avec votre département informatique. Ils en ont peut-être déjà un, ou pourraient faire une recherche pour trouver un système qui réponde à vos besoins en fonction de votre budget. Je sais qu'il y en a que vous pourriez construire, que vous pourriez acheter pour les faire fonctionner en interne, et que certains sont hébergés en externe.

Bonne chance.

J'ai déjà eu recours à des incitations pour ce genre de choses, comme “toute personne qui lit et signe avant la date X est inscrite à un tirage au sort pour un jour de vacances supplémentaire, une bouteille de champagne, un bon pour un dîner pour deux, peu importe”. Un coût minimal, et il est important de choisir quelque chose qui aura un large attrait pour votre personnel.

J'ai également laissé des clichés dans les politiques pour savoir qui les lit réellement (au lieu de simplement signer pour dire qu'ils les ont lus), soit sous la forme d'erreurs délibérées, soit dans un cas dont je suis particulièrement fier, en incluant une clause qui stipulait que chaque membre du personnel cultiverait une barbe. C'était dans une école primaire avec un personnel entièrement féminin…