A envoyé un courriel à une mauvaise personne. Comment me corriger et me remettre de la situation ?

Vous écrivez :

Tout le monde, y compris le cadre supérieur, m'a dit : “ne t'inquiète pas, ça arrive à tout le monde”, …

Mon conseil est de les croire. D'après ce que vous avez écrit ici (et il pourrait y avoir d'autres détails que nous n'avons pas), je pense que vous réagissez de manière excessive, en particulier en demandant de démissionner du projet du client.

J'ai fait quelque chose de similaire au moins une fois. J'ai répondu à un e-mail et j'ai mentionné des informations internes à l'entreprise qui n'auraient pas dû être communiquées à tous les membres de la liste Cc. C'était une erreur, on me l'a fait remarquer, j'étais un peu gêné – et je suis passé à autre chose, en étant plus prudent à partir de ce moment-là.

Il semble que cela soit arrivé il y a quelque temps, alors communiquer avec le client à ce moment-là probablement ne serait pas utile. Il y a de fortes chances que le client l'ait ignoré à ce moment-là, et le fait de le lui signaler à nouveau n'améliorera probablement pas la situation.

Si cela s'était produit tout récemment, la meilleure chose à faire serait de demander à votre responsable ce qu'il faut faire. Il aurait peut-être été approprié de faire un suivi rapide auprès du client en lui expliquant ce qui s'est passé et en lui demandant poliment de supprimer le courrier électronique. Je ne communiquerais pas avec le client à ce sujet sans avoir d'abord vérifié auprès de la direction.

Considérez ceci. Si vous étiez vous-même un cadre supérieur et que quelqu'un travaillant sous vos ordres avait commis ce genre d'erreur honnête, comment réagiriez-vous ? Les retireriez-vous en colère du projet, ou leur diriez-vous simplement “ne vous inquiétez pas, cela arrive à tout le monde”, et feriez-vous le nécessaire (si nécessaire !) pour nettoyer les choses ? Dans ce dernier cas, pourquoi être plus dur avec vous-même que vous ne le seriez avec quelqu'un d'autre - ou que votre manager ne le serait avec vous ?

Demandez-vous si votre réaction à cette erreur cause plus de tort que l'erreur elle-même.

Tout le monde fait des erreurs. Les seules personnes qui ne se trompent pas de temps en temps sont celles qui n'essaient même pas.

Ce qui distingue les compétents des incompétents, c'est la façon dont nous traitons nos erreurs.

Lorsque vous faites une erreur, la bonne façon d'agir est :

1. Minimiser les dommages rapidement et efficacement
2. Informer les personnes concernées et montrer que vous avez la situation sous contrôle (à moins que vous ne le fassiez pas, ce qui serait une nouvelle erreur à laquelle il faudrait donner suite)
3. Prenez des précautions pour éviter que l'erreur ne se reproduise à l'avenir
4. Lorsqu'on vous demande de faire un rapport sur l'incident, concentrez-vous sur la façon dont vous avez réagi, et non sur les excuses.

Une mauvaise approche serait de :

1. Prétendre que rien ne s'est passé
2. Lorsque la situation ne peut pas être ignorée, demandez sans défense au supérieur ce qu'il faut faire
3. S'excuser, mais ne rien faire activement pour réparer l'erreur
4. Faire de l'auto-punition inutile, comme démissionner d'un poste sans y être contraint 4.

En gardant à l'esprit que les informations envoyées par voie électronique existent et que vous ne les récupérerez pas, je pense que la meilleure façon de résoudre ce problème est de vous demander ce que vous espérez accomplir.

*Voulez-vous sauver la face ? * Si oui, la meilleure politique pourrait être l'honnêteté. Envoyez un nouveau courriel, dites-leur que ce message était destiné à quelqu'un d'autre et excusez-vous. Espérons qu'ils envisageront d'admettre honnêtement l'erreur pour compenser l'erreur elle-même.

*Voulez-vous empêcher la diffusion de l'information ? * Encore une fois, puisque vous ne pouvez pas récupérer l'information électronique, votre seule option est de leur envoyer un nouveau courriel, de leur dire ce qui s'est passé et de leur demander s'ils veulent bien effacer le courriel et l'oublier. Bien sûr, rien ne garantit qu'ils le feront.

Rappelez-vous cependant que les recontacter pourrait simplement les inciter à relire le courriel, et ce faisant, vous attirez simplement davantage l'attention sur l'information. Vous pourriez envisager de laisser tomber, sachant que le client s'est probablement rendu compte qu'il a été envoyé par erreur, et l'a supprimé….

Concentrez-vous sur la valeur que vous apportez aujourd'hui et que vous apporterez à l'avenir. Tout le monde fait des erreurs, mais le fait est que vous êtes toujours précieux pour votre employeur et vos clients parce que vous êtes bon dans votre travail. Ce que vous devez faire, c'est vous concentrer sur la manière dont vous apportez plus de valeur dans votre situation actuelle, quelle qu'elle soit. Le passé est révolu et ne change rien à la valeur que vous pouvez apporter aujourd'hui.

Au lendemain d'une telle erreur, la réponse est la même, mais il vaut la peine de faire face à la situation, de contacter les personnes concernées, de s'assurer qu'il n'y a plus de secrets qui pourraient sortir du bois et vous mordre plus tard (peut-être même d'informer le client concerné, surtout s'il est possible que le client auquel vous avez envoyé un courriel puisse identifier le client dont il s'agit), et de s'assurer que toute la douleur est passée. Faites face à la situation comme un patron, puis continuez à faire du bon travail.

Une bonne façon de passer à autre chose est de tirer les leçons de cette expérience et de définir des règles pour le courrier électronique.

J'ai des règles définies dans Outlook qui ajoutent un délai de 5 minutes à tout courrier électronique qui est envoyé à un domaine extérieur. J'ai également défini une règle qui permet aux Assistants exécutifs de CC de retarder tout courrier électronique envoyé à nos exécutifs de niveau Cxx au sein de mon entreprise. Les délais me protègent lorsque j'appuie sur “Envoyer” et que je me rends compte qu'il y a eu une faute de frappe importante ou que j'aurais dû/n'aurais pas dû copier cette personne. Il est plus facile d'arrêter un courrier électronique avant qu'il ne soit envoyé que de rappeler un message, en particulier pour les adresses situées en dehors de votre serveur.