Répondre à un courriel que je crois avoir reçu par erreur

Les courriers électroniques accidentels sont courants si votre système utilise effectivement l'auto-complétion et s'il existe des comptes d'utilisateurs avec des noms similaires. Dans votre cas, à moins qu'il n'y ait une autre raison de suggérer le contraire, je vous recommande de traiter cela comme un accident.

S'il s'agit d'un courrier électronique lié au travail (qu'il soit lié à vous ou à une autre partie), je vous conseille de lui renvoyer officiellement un courrier électronique sans les CC et de lui faire savoir ce qui s'est passé.

Cela est principalement dû au fait que :

1. il pourrait ne pas savoir que le destinataire n'a pas reçu le courrier et que cela pourrait être important.
2. Fournir officiellement une piste vérifiable pour se couvrir au cas où des choses insoupçonnées se produiraient
3. Votre entreprise peut avoir mis en place une politique concernant les courriers électroniques envoyés par erreur dont vous n'êtes pas au courant

Dans tous les cas, il n'y a pas de mal à se tromper sur le plan de la sécurité.

J'ai été confronté à ce genre d'incidents à de nombreuses reprises parce qu'il y a beaucoup de personnes dans mon organisation qui portent le même nom que moi.

Les mesures appropriées pour ce genre de courriels accidentels sont

(1) Répondez-lui poliment en disant quelque chose comme “Je pense que ce courriel m'a été envoyé par erreur. Veuillez me faire savoir s'il m'est vraiment destiné”. Il s'en rendra compte et prendra des mesures préventives si c'était un accident.

(2) Envoyez-lui un message de type “Hé, je suis légèrement confus avec le courriel que vous avez envoyé hier avec le sujet XXXXXX. De quoi s'agit-il ?”. Si l'e-mail était une erreur, il s'en rendra compte et prendra des mesures préventives à l'avenir.

(3)Dans mon organisation, 2 autres personnes existent avec mon nom. Assez souvent, je reçois des e-mails destinés à d'autres personnes. Dans ces cas-là, j'essaie généralement d'identifier la bonne personne et de lui envoyer. Souvent, je cherche dans l'annuaire d'autres destinataires. Si plusieurs des destinataires (des personnes CC aussi) appartiennent au même groupe ou département, je vais aller dans ce département et vérifier les membres de ce département. Si un des membres du groupe porte le même nom que moi, je lui transmettrai ce courrier en lui disant : “Je crois que ce courrier vous est destiné. Je l'ai reçu par erreur”.