Sie sollten auf Reisen kein Geld erwarten, das über Ihr normales Gehalt und alle nicht diskretionären Ausgaben hinausgeht. Wenn die Reise für Sie so unangenehm ist, dass Sie eine Bezahlung erwarten, die über Ihr normales Gehalt hinausgeht, sollten Sie die Reise vielleicht nicht antreten. Die meisten Leute, die ich kenne, freuen sich darauf, zu Schulungen und Konferenzen zu verreisen.
Wenn die Ausgaben deutlich höher sind als Ihr Gehalt, sollte das Unternehmen Ihnen eine Kreditkarte auf den Namen des Unternehmens ausstellen, damit das Geld nicht direkt aus Ihrer Tasche kommt. In diesem Fall bedeutet überall, wo ich unten “Rückerstattung” erwähnt habe, “die das Unternehmen über dieses Kreditkartenkonto bezahlt”
Nach meiner Erfahrung decken US-Arbeitgeber in der Regel Folgendes ab:
Ihren Lohn für alle Tage, an denen Sie nicht zu Hause sind, an denen Sie normalerweise gearbeitet hätten (wenn Sie also am Montag abreisen und am Freitag nach Hause kommen, erhalten Sie Ihren Wochenlohn; wenn Sie am Sonntag nach Hause kommen, erhalten Sie immer noch einen normalen Wochenlohn).
Transport (meistens ein Flugticket) zum & vom Standort
Angemessene Mahlzeiten & Snacks für die Dauer Ihres Unternehmens (wobei “angemessen” eine Mahlzeit bedeutet, die Sie für sich selbst kaufen würden, während Sie mit einem begrenzten Budget auskommen und nicht für jede Mahlzeit in extravagante Vier-Sterne-Restaurants gehen würden). Alkoholische Getränke sind normalerweise nicht inbegriffen.
Angemessene Unterbringung für die Dauer Ihres Geschäfts. Wenn Ihre Schulung von Montag bis Freitag stattfindet, sollte das Unternehmen für eine Hotelübernachtung von Sonntag bis Donnerstag (vorausgesetzt, Sie haben einen Flug am Freitag) oder Freitag (wenn Sie einen Flug am Samstag haben) zahlen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, länger am Standort zu bleiben, sind Sie für den Transport, das Hotel und die Verpflegung an diesen zusätzlichen Tagen verantwortlich).
Vernünftiger Bodentransport, der Sie vom Flughafen zu Ihrer Unterkunft und von Ihrer Unterkunft zu jedem Ort bringt, den Sie für Ihr Unternehmen besuchen (Schulungszentrum, Firmensitz usw.). “
Typischerweise (auch hier ist meine Erfahrung aus den USA) können Sie, sobald Sie sich außerhalb der normalen Geschäftszeiten befinden oder anderweitig nicht in den Hauptzweck Ihrer Reise involviert sind, Ihre Zeit innerhalb eines vernünftigen Rahmens nach Belieben nutzen (d.h. sich nicht in Kneipenschlägereien verwickeln lassen oder sich an illegalen/gefährlichen Aktivitäten beteiligen), es sei denn, es besteht die ausdrückliche Erwartung, dass Sie in dieser Zeit eine andere Tätigkeit für das Unternehmen ausüben werden. Für Transport, Eintritt (touristische Attraktionen, Museen, Veranstaltungen, Shows usw.) müssen Sie selbst aufkommen, da sie nicht das sind, wofür das Unternehmen Sie geschickt hat.
Was Ihre E-Mail betrifft, fragen Sie einfach nach dem Verfahren und den Richtlinien für die Kostenerstattung. Es sollte irgendwo in einem Mitarbeiterhandbuch oder einer Richtlinie dargelegt werden, aber Sie haben angegeben, dass es keine gibt (die Ihnen ohnehin bekannt sind). Vergewissern Sie sich, dass Sie eine Antwort erhalten haben, bevor Sie diese Ausgaben tätigen.
Bewahren Sie alle Quittungen auf und reichen Sie sie in geordneter Form ein - geben Sie jemandem nicht einfach einen mit Zetteln vollgestopften Umschlag. Itemieren Sie sie, stellen Sie sie in einer nach Kategorien (Mahlzeiten, Transport usw.) gruppierten Tabelle zusammen und reichen Sie sie zur Rückerstattung ein. Reichen Sie Fotokopien ein - nicht die Originalquittungen (behalten Sie die Originale für den Fall, dass sie später benötigt werden). Vielleicht möchten Sie sogar einen Vermerk auf die Quittung selbst schreiben, wenn diese nicht genügend Informationen enthält, um eindeutig zu identifizieren, worum es sich handelt.