Comment procéder lorsque le patron éloigné ne répond pas aux courriels ?

Lorsque vous ne recevez pas de réponse de votre patron, la pire chose que vous puissiez faire est de faire exactement ce que vous avez fait la dernière fois. On dit que la folie consiste à répéter la même action et à attendre des résultats différents. Ne vous contentez donc pas d'envoyer le même courriel ou de le faire suivre avec une introduction dénuée de sens comme “toujours besoin d'une réponse à ce sujet” ou “toute mise à jour”

Vous devez découvrir (en demandant ou en observant) pourquoi votre patron ne répond pas à vos courriels et ensuite corriger cela. Il peut s'agir de l'un des cas suivants :

• votre patron déteste taper à la machine et pense qu'il serait plus rapide de parler (mais il ne le fait pas)
• votre patron ne veut pas que la réponse soit “enregistrée” dans un e-mail
• votre patron ne voit pas l'urgence ou la nécessité d'une réponse
• votre patron ne voit pas de question ou d'élément nécessitant une réponse
• vous aviez plusieurs questions dans l'e-mail et le patron a répondu à une ou plusieurs (mais pas à toutes). Le patron considère que le courriel est “traité” alors que vous attendez toujours une réponse.
• vous aviez plusieurs questions dans le courriel et bien que le patron puisse répondre à une ou plusieurs d'entre elles, au moins une n'est pas si facile à répondre et le patron retarde la réponse au courriel jusqu'à ce qu'une réponse puisse être écrite à l'ensemble du courriel.
• votre patron espère qu'en ne répondant pas, vous cesserez de demander sans être réellement refusé
• votre patron a des choses à faire qui sont vraiment plus importantes que vos affaires
• votre patron a des choses à faire qui semblent plus importantes que vos affaires, parce que vous n'avez pas expliqué pourquoi vos affaires sont importantes
• votre patron est occupé à échouer dans ce travail et ne répond pas aux e-mails de qui que ce soit, et sera bientôt parti en conséquence

Donc, tout d'abord, regardez votre e-mail. Un bon e-mail commence par une seule phrase qui résume tout :

Je réserve du 2 au 10 septembre mardi prochain, à moins que vous ne me disiez que ce n'est pas possible.

Je ne peux pas poursuivre le projet Smith tant que vous ne m'aurez pas dit si nous incluons l'option fichier ou non.

J'ai besoin d'une courte réunion avec vous et Tony pour régler certains problèmes de conception et je ne peux pas avancer tant qu'ils ne sont pas réglés.

Après cela, exposez le contexte dont le patron pourrait avoir besoin et concluez par un appel à l'action très clair. Il faut également respecter (ou demander) le style de communication que ce patron souhaite - une réunion formelle ? se saisir les uns les autres dans le hall un jour ? une chaîne de courrier électronique à quatre voies ? - chacun a ses propres préférences et vous devez surtout travailler avec les préférences de la personne la plus importante dans la conversation.

Dans la mesure du possible, réglez les paramètres par défaut et dites à votre patron ce qu'ils sont. De cette façon, si vous n'obtenez pas de réponse, vous pouvez continuer. Si vous définissez le paramètre par défaut “Je ne réserverai pas mes vacances”, un patron qui ne veut pas que vous partiez en vacances n'a pas besoin de dire non, il doit juste rester tranquille. Si vous indiquez par défaut “Je réserve mes vacances”, si vous n'avez pas de réponse, vous pouvez le faire. Cela signifie que le patron doit répondre ou que vous obtenez ce que vous voulez. (N'en faites pas trop. Déclarer que vous travaillerez à domicile, que vous travaillerez désormais 30 heures par semaine pour le même salaire, ou que vous voyagerez désormais en première classe partout où vous irez, risque de vous causer beaucoup d'ennuis. Mais pour les demandes sensées, établissez un défaut qui vous plaira, et qui réduira au minimum l'effort que votre patron devra fournir pour vous donner ce que vous voulez). Vous et Tony n'êtes pas d'accord sur la façon de faire quelque chose ? Vous pouvez décider de faire les choses à votre façon ou d'arrêter de travailler jusqu'à ce qu'une décision soit prise. Si, par défaut, tu le fais à la manière de Tony, pourquoi le patron devrait-il s'en mêler ?

**Les courriels intelligents reçoivent des réponses. Si vous ne pouvez absolument pas avancer sans réponse, et que vous l'avez dit clairement mais que vous n'avez toujours pas reçu de réponse, lorsque vous envoyez à nouveau le courriel, vous pouvez insister à nouveau sur ce point.

J'ai arrêté de travailler sur la section rapport jeudi et j'ai fait d'autres choses, mais je vais manquer de tâches sur ce projet demain. À ce moment-là, le calendrier commencera à s'allonger. J'aimerais vraiment régler ces questions de conception aujourd'hui. Détails dans mon courriel de la semaine dernière, ci-dessous. Pouvons-nous nous rencontrer cet après-midi pendant 30 minutes ? Tony devrait probablement être là aussi.

Maintenant, vous ne faites pas la même chose - vous ajoutez des détails, vous donnez des conséquences au fait de ne pas répondre, et vous êtes très clair sur ce dont vous avez besoin et pourquoi vous en avez besoin.

Lors de mon dernier emploi, j'ai hérité d'une relation entre mon entreprise et un grand nombre de sous-traitants ukrainiens qui souffrait de ce problème. Nos collaborateurs énonçaient un message général sur ce que nous voulions faire dans un courriel ou un billet. Les Ukrainiens le lisaient et posaient des questions. Certaines de ces questions recevaient une réponse, d'autres restaient sans réponse, d'autres encore recevaient des réponses ambiguës de la part de membres du personnel qui se disputaient à ce sujet. Les sous-traitants, ayant une bonne initiative, finissaient par abandonner les questions et mettre en œuvre quelque chose, ce dont les membres de l'équipe se plaignaient ensuite parce que ce n'était “pas ce qu'ils voulaient”. Quand je suis arrivé, mon patron m'a dit : “Regardez ces gars, ils ne livrent pas, je pense que nous devons peut-être nous débarrasser d'eux, à vous de voir”. Une fois que j'ai enquêté, j'ai répondu : “Il n'y a rien de mal ici qui ne soit pas de notre faute.” Ensuite, j'ai travaillé sur le retournement de cette relation par la communication et cela a été très réussi. Mais beaucoup de gens ne savent pas comment gérer une relation d'externalisation de ce type.

Voici quelques raisons pour lesquelles vous n'obtenez peut-être pas de réponse, j'espère qu'elles vous donneront un aperçu de ce qu'une entreprise technologique américaine peut faire en interne et qui vous semble étrange.

1. Il se peut que le directeur soit tout simplement submergé de courriels. Je sais que j'en suis arrivé au point où, à ce poste (gestion de 4 équipes, 30 sous-traitants en plus du personnel américain, un poste critique avec des points de contact pour le support et les ventes), je recevais environ 300 courriels par jour (sans compter les trucs automatisés comme les mises à jour de tickets et les alertes, alors c'était plutôt 800), et si un coup d'œil rapide à un courriel m'indiquait que la bonne chose se passerait probablement sans mon intervention - il se peut que je n'obtienne pas de réponse. La définition des priorités doit parfois être impitoyable. Il se peut qu'il ne le voie même pas, ou qu'il le voie et pense “il va le découvrir” et qu'il soit prêt à faire autre chose à ce moment-là. Ou alors, il doit aller chercher plus d'informations ou d'autorisations ailleurs, ce qui entraîne un retard (et quand il y a un tel retard, il y a plus de risques que la chaîne soit rompue quelque part et que le courriel soit oublié).

2. Le responsable peut penser qu'il a déjà donné une réponse - dans un autre courrier électronique, ou à un de vos coéquipiers, ou verbalement lors de l'appel téléphonique du matin, ou à votre direction - et suppose que l'affaire est réglée. Je sais que lorsque j'avais l'impression qu'il était impossible de répondre à une question par oui ou par non mais qu'il fallait en discuter le cadre, en particulier avec quelqu'un qui ne parle pas très bien l'anglais, il m'arrivait de parler au responsable de l'externalisation ou au responsable technique et de les faire parler à la personne. Ou bien ils posaient une question trop technique et je montrais du doigt un responsable technique local en lui disant : “Vous ! Suivez Anton et répondez à cette question”. En tant que manager, une fois que vous avez passé “la balle” à quelqu'un, il est facile de voir que votre assiette est débarrassée de ce problème, même si ce n'est pas tout à fait le cas.

3. Ils peuvent essayer de vous faire faire preuve d'initiative. Il est difficile d'être un sous-traitant - certaines entreprises veulent vous traiter comme un esclave des champs et vous ne devriez rien faire que quelqu'un ne vous ait explicitement demandé de faire et d'écrire un gros cahier des charges. D'autres veulent que vous travailliez aux côtés de leurs ingénieurs américains et que vous soyez libre d'innover et plein d'initiative et tout ça. Nous étions l'un de ces derniers, et nous devions beaucoup travailler avec les ingénieurs et leur direction pour leur dire “hé, s'il vous plaît, ne leur dites pas ce qu'ils doivent faire, et ne leur assignez pas de tâches”. Nous voulons qu'ils tirent les tâches de la mêlée de leur propre volonté et nous voulons tirer parti de leur intelligence en les laissant prendre des décisions". Nous avons donc essayé de décourager les questions de type “Maman, je t'en prie” dans l'intérêt de l'autonomisation.

4. De purs problèmes de communication - je ne vais même pas appeler ça une barrière linguistique, parce que cela s'est aussi produit entre moi et mes patrons locaux. Ils écument un e-mail et supposent que je suis le seul à leur dire ce qui se passe. Ou bien le courriel était adressé à plusieurs personnes et ils ne supposent pas qu'une réponse devrait venir d'eux. À moins qu'il n'y ait une grosse ligne rouge clignotante disant “RÉPONSE REQUISE DE VOUS - OUI, M. SMITH”, ils peuvent simplement ignorer l'appel à l'action dans le courriel. Supposez que pour chaque niveau de gestion supérieur à vous, leur niveau de lecture a régressé à un niveau beaucoup plus bas - collège pour les cadres de première ligne, école primaire pour les cadres supérieurs, jardin d'enfants pour un PDG. C'est triste mais vrai. Rappelez-vous également qu'ils travaillent à un niveau supérieur - si vous posez une question ou faites un commentaire sur un ticket, ce que tous les techniciens verraient, le manager peut ne pas être aussi à l'aise dans l'exécution tactique et ne pas le voir. (Je sais que parfois les gens diraient : “J'ai mis un commentaire JIRA en demandant votre avis” et je dirais : “Je filtre tout cela dans un dossier parce que je reçois des centaines de mises à jour de tickets par jour, contactez-moi spécifiquement si vous avez besoin de quelque chose”)

Façons dont vous pouvez essayer d'atténuer cela.

1. **Comprenez dans quelle mesure ils attendent de vous que vous fassiez preuve d'initiative et que vous preniez des décisions individuelles, compte tenu de la situation de leur entreprise. culture, puis exécutez sous cette ligne et ne posez pas de questions si vous n'en avez pas vraiment besoin. De même, posez aux responsables techniques locaux/américains, etc., les questions de gestion locale qui devraient probablement leur être adressées. Dans le cas B contre A que vous citez, je vous donnerais personnellement des conseils : “Faites ce qu'il faut et envoyez simplement un courriel disant : "Je fais d'abord B parce que c'est une condition préalable pour A et A sera fait à temps” sans poser de question. S'ils ne veulent pas que vous fassiez ce changement, ils s'exprimeront, et vous aurez supprimé un blocage pour vous et une tâche pour eux (réponse obligatoire). C'est une situation gagnant-gagnant du point de vue d'un manager.

2. **Je sais que c'est un peu intimidant en raison du fuseau horaire et de la barrière de la langue, mais un coup de téléphone peut aller à l'essentiel lors d'un match de tennis par e-mail d'une semaine. Le courrier électronique est en fait un moyen de communication terrible pour obtenir des réponses claires et rapides à des questions, malgré sa commodité. Si vous avez des appels réguliers ou des prises de position, posez-y vos questions en tant que bloqueurs. Si vous n'en avez pas, suggérez d'en avoir un ! Un stand-up Webex/G+ à 9 heures du matin fonctionne bien pour la plupart des équipes américaines/ukrainiennes (sauf parfois les West Coasters).

3. *Utilisez une communication claire par e-mail * Précisez clairement les questions et les points à traiter dans les e-mails - la question et la personne à laquelle vous attendez une réponse doivent être bien visibles. Posez une question dans un courriel - si vous en posez plusieurs ou si les questions sont intégrées dans un autre texte explicatif, elles risquent d'être négligées. Si vous devez faire tenir plusieurs idées dans un courriel, utilisez des puces. Utilisez des couleurs et des caractères gras pour faire ressortir les questions ou les noms des personnes ayant des tâches à accomplir. Utilisez des lignes d'objet claires, un [RÉPONSE REQUISE] ou un autre indicatif similaire dans l'objet attirera l'attention. Facilitez la réponse au responsable et vous aurez plus de chances d'obtenir une réponse immédiatement. Faites un suivi des questions sans réponse (toutes les 24 heures, c'est bien) ; il n'est pas impoli de le faire.

Voici un exemple d'e-mail qu'un responsable ne verra/n'ignorera probablement pas (tiré de mes archives d'e-mails).

A : 12 membres de l'équipe, dont le manager A

Objet : Objet : Re : Search Alert : More than 0 results found for “Dev NPE or OOM

J'ai remarqué un problème de ce message dans les logs :

BIG MULTILINE LOG MESSAGE

et je pense que cela signifie que les serveurs d'application redémarrent toutes les quatre heures, peut-être qu'il y a un bug ou quelque chose. Je pense que cela pourrait être une fuite de mémoire, la dernière fois que nous avons vu cela sur cette autre application, c'était bla bla bla, s'il vous plaît ne lisez plus cela… Peut-être que nous devrions regarder ça plutôt que d'autres travaux prévus.

Engineer X

Du point de vue du manager, c'est a) pas seulement pour moi, b) a un sujet obscur qui est probablement le bavardage des techniciens sur quelque chose. 50% de chance de ne pas lire le courriel. Si j'ai 5 secondes de libre, je lis l'e-mail et, si je passe les détails, je ne vois pas de question claire et certainement pas une qui m'est adressée, et je passe à autre chose. Voyons maintenant un courriel qui me fera probablement lire et répondre.

À : Manager A

Cc : The Team

Subject : [RÉPONSE REQUISE] Arrêt du travail pour adresser les redémarrages des serveurs d'application

J'ai découvert que les serveurs d'application se bloquent et redémarrent environ toutes les quatre heures à partir de nos alertes de journal. C'est un problème grave qui affecte les clients de façon intermittente.

Manager A , je propose d'arrêter le travail sur mes tâches de sprint pour traiter ce problème comme un incident urgent. J'ai parlé avec l'ingénieur Y et il est d'accord avec moi pour dire que c'est la bonne ligne de conduite, donc nous avons tous les deux l'intention de travailler sur ce problème immédiatement. **Est-ce acceptable ?

Ingénieur X

D'abord, vous avez vérifié les détails techniques avec quelqu'un d'autre avant de m'allumer. La [RÉPONSE REQUISE] et la ligne d'objet claire me dessinent, le nom en gras et l'appel à l'action me font savoir ce qu'on attend de moi. Et, il y a une ligne de conduite par défaut décrite, donc si je ne peux toujours pas répondre pour une raison quelconque (pris dans un manager hors site où ils vous crient dessus si vous envoyez un e-mail !) je sais ce qui va se passer.

A : Ingénieur X

Cc : Équipe

Objet : Re : [RÉPONSE REQUISE] Arrêter le travail pour adresser les redémarrages du serveur d'application

aller comme vous le proposez

(ou) faire travailler l'ingénieur Y sur cela, vous finissez votre tâche de sprint

(ou) je ne comprends pas, appelons pour en discuter

(ou) non, l'ingénieur Z m'en a parlé et ça dure depuis des mois, finissez ce que vous avez pris et nous aurons ça dans le prochain sprint

Envoyé depuis mon iPhone

Espoir que ça aide un peu. Tous les managers ne sont pas habitués à travailler avec des sous-traitants, et même ceux qui sont victimes de la pression du temps et des attentes. Il n'a certainement pas de problème personnel avec vous, juste un (ou plusieurs) de ces facteurs fait qu'il ne répond pas parfois.

P.S. Slava Ukraini !

J'aimerais donc demander à des ressortissants américains de me conseiller sur la manière d'interpréter un tel comportement ou, mieux encore, de me conseiller sur les mesures à prendre. Je ne connais rien, dans la “culture d'entreprise américaine”, qui puisse inciter un responsable de personnel à l'étranger à ignorer intentionnellement un courriel et à répondre à un autre, à moins que la situation ne soit bien plus complexe que ce que vous avez écrit. Il est fort probable que vous sur-analysiez la situation, et il s'agit simplement du cas d'un responsable occupé qui ne répond pas à un courriel. Il est également possible que votre responsable travaille à la modification du planning et qu'il attende une réponse jusqu'à ce que le changement soit terminé.

Si vous n'avez personne sur place qui pourrait vous aider, envoyez simplement un nouveau courriel et indiquez que vous avez besoin d'aide pour le planning afin de poursuivre.

Si vous n'avez pas reçu de réponse dans un délai d'environ un jour, appelez.

Essayez de ne pas attribuer quelques réponses manquées à un comportement sinistre.

Certes, en tant que manager américain, ma première pensée a été “Je me demande si ce pauvre manager est aussi submergé de courrier électronique que moi”. J'en déduis peut-être que je suis souvent débordé, mais je parie que vous pouvez faire des recherches à ce sujet :

• Essayez de vous faire une idée de la quantité de courrier électronique que le personnel qui vous est proche lui envoie et multipliez la quantité par le nombre de courrier électronique que lui envoie tout autre personnel éloigné - pensez que ceux qui ont un décalage horaire important sont plus susceptibles d'envoyer des courriers électroniques que ceux qui sont en colocation avec le directeur

• Consultez son agenda pour sa journée de travail normale - même s'il ne l'a pas partagé, vous pouvez essayer de réserver une réunion avec lui pour voir son temps libre/occupé. Si ce type reçoit une centaine d'e-mails significatifs ou plus (qui lui sont adressés par écrit, pour obtenir son avis) et/ou s'il a réservé plus de 6 heures la plupart des jours, il est tout simplement débordé. Je parie qu'entre la surcharge de travail d'un manager occupé et le délai imposé par la communication Ukraine/États-Unis, il fait simplement de son mieux pour répondre aux e-mails où il pense avoir le plus d'impact et ignore ce qu'il ne peut pas faire en une journée. Malheureusement, il se dit peut-être aussi “Je m'en occuperai demain” - avec le problème que demain est tout aussi chargé.

Choses à faire :

• Trouvez quelqu'un en particulier pour parler au type - même si vous êtes supervisé. Demandez si vous pouvez prendre des initiatives supplémentaires dans certains domaines sans avoir besoin d'envoyer de courrier électronique. Lorsque la décision est évidente et qu'une action est nécessaire, il est possible d'envoyer un e-mail avec un délai - “Si je n'ai pas de nouvelles d'ici demain, je suppose que c'est bon et je fais XYZ en conséquence” - ce qui serait viable dans ce cas - vous connaissez l'ordre que vous devez prendre pour faire le travail, vous ne mettez pas en péril le calendrier, vous réglez juste un problème de manière raisonnable - dire “Je commencerai B et finirai A quand B sera terminé” est assez raisonnable. Ensuite, il a l'information, mais il n'a pas à répondre pour que vous agissiez.

• Gardez les courriels courts et doux. Lorsqu'une action est vraiment nécessaire, faites en sorte qu'elle soit claire et que les détails soient aussi brefs que possible.

Les Américains peuvent être laconiques au point d'être crus aux yeux des autres cultures, et nous avons souvent moins de formalités dans notre façon de faire des affaires - notamment en voyant les membres de notre équipe qui nous rendent des comptes comme des égaux. Il est donc moins important d'avoir une certaine réserve ou de s'efforcer de trouver une façon agréable de dire les choses que d'aller à l'essentiel.

Pour la plupart des demandes mineures, ne pas répondre à un courriel est tout simplement ennuyeux, et je renverrais le courriel puis donnerais suite un jour plus tard par un appel téléphonique. L'avantage de l'appel téléphonique est qu'une fois que votre patron a décroché le téléphone, il ne peut pas “oublier” de répondre à votre question. Vous obtenez également un peu plus d'informations sur les raisons de leur réticence à vous répondre, grâce à leur manière et au ton de leur voix.

(edit) Il semble que vous vous sentiez souvent mal à l'aise d'accepter des allusions plutôt qu'une réponse directe. Ce que je fais là, c'est pousser à une réponse explicite à quelques reprises, puis la laisser aller quand je peux. Pour les questions mineures, je dis souvent “on dirait que vous êtes d'accord avec ça, alors je vais continuer”, ce qui met l'autre personne dans la position d'avoir à être explicitement en désaccord avec moi si elle ne veut pas que je fasse quoi que ce soit. Mais vous devez choisir vos batailles sur ce point, et faire attention à ne pas trop dépasser leurs limites.

Il faut vraiment faire attention aux situations où votre patron essaie de vous donner une marge de manœuvre qui n'existe pas officiellement. Si vous demandez “puis-je commencer tôt et finir tôt la plupart des jours” alors que votre entreprise a une politique de 9-5, votre patron pourrait vous répondre “oh, tant que vous faites votre travail et que vous n'embêtez pas les gens, vous savez”. Cela signifie que “si je dois répondre, je dois dire non, mais je pense que c'est une règle idiote, donc je vais éviter de l'appliquer à moins que vous ne m'y obligiez”. (/edit)

Avec les demandes d'autorisation c'est plus formel. Vous ne pouvez pas prendre le congé si vous n'obtenez pas de réponse. Il est donc tout à fait raisonnable de contacter les RH (ou la personne qui s'occupe des congés si vous n'avez pas de RH) si vous n'obtenez pas de réponse à votre deuxième courriel. La première fois que vous passez devant votre patron, je vous suggère d'en faire quelque chose d'important, comme une demande de congé (plutôt que, disons, une nouvelle agrafeuse), pour qu'il soit vraiment évident que vous avez besoin d'une réponse.

Ça devient délicat s'il n'y a pas de service des RH et personne avec qui il est évident de parler de votre congé. Dans ce cas, vous devez passer par-dessus la tête de votre patron pour aller voir son supérieur direct, et ce n'est normalement pas une bonne chose à faire. Il faut donc que ce soit organisé et documenté. Quel est le problème, qu'avez-vous fait pour le résoudre, que voulez-vous que le patron de votre patron fasse ?

Vous voulez présenter deux problèmes connexes, d'abord le problème général :

• problème : mon patron ignore mes demandes de congé et de ressources.
• mes actions : exemple de courriel de demande de congé, exemple de courriel de demande de ressources. Chacun envoyé deux fois, suivi d'un appel téléphonique. Pas de résultat utile à chaque fois.
• Résultat souhaité : procédure à suivre lorsque je ne réponds pas à une demande par e-mail.

Le deuxième problème est plus spécifique :

• Problème : je veux prendre un congé mais ma demande a été ignorée.
• Mes actions : demande envoyée par e-mail deux fois, sonnée deux fois, aucun résultat.
• Résultat souhaité : le super-patron approuve ma demande de congé

Il pourrait être nécessaire d'expliquer qu'il y a deux problèmes, et que le congé est un exemple du problème général. Certaines personnes ne sont pas douées pour ce genre de méta-problème, et n'aborderont que le problème immédiat. Dans ce cas, vous feriez peut-être mieux de vous demander “que dois-je faire si cela se reproduit”, plutôt que d'essayer de revivre la première série de problèmes/actions/résultats.

Les cadres ont généralement tendance à apprécier les employés qui prennent des mesures et sont proactifs et évitent de leur donner plus de travail. La prochaine fois, essayez donc de reformuler la lettre. Au lieu de demander ce que vous devez faire, dites-leur ce que vous faites et expliquez-leur pourquoi. Dans ce cas, la seule véritable alternative est de changer de tâche, alors faites-le mais assurez-vous d'informer toutes les personnes concernées et d'expliquer pourquoi.

Il y a un dicton que j'ai beaucoup entendu répéter;It's easier to ask for forgiveness than to ask for permission. Pour moi, cela signifie qu'il vaut mieux prendre une décision, qui peut être mauvaise, que de rester assis et d'attendre que quelqu'un d'autre prenne des décisions à votre place.

Cela dépendra bien sûr de la culture de votre entreprise, certaines sont plus strictes que d'autres et peuvent désapprouver ce genre de comportement. Si c'est le cas, je dirais que c'est une indication que vous devriez commencer à chercher un autre emploi.

Il y a déjà beaucoup de réponses à cette question, mais j'y ai attaché beaucoup d'importance et j'ai créé un compte sur le site de Stack juste pour donner mon avis sur la question.

On ne dit jamais vraiment quelle est la taille de son lieu de travail.

Je travaille pour une société mondiale de télécommunications, qui opère dans 170 pays. Pour moi, mon manager est à l'autre bout du monde (je suis en Irlande du Nord, il est en Inde). Quand je lui envoie un e-mail, il est fréquent que je ne reçoive pas de réponse.

Mais voilà le problème. Il reçoit des centaines d'e-mails par heure. Il a plus de 15.000 emails non lus dans sa boîte de réception. Ce n'est pas un simple cas de dire qu'il ne fait pas son travail correctement. Étant donné la taille de l'entreprise, son ancienneté au sein de la société et la complexité de son rôle, il est tout simplement inondé d'informations en permanence. Si la situation peut être frustrante, c'est la nature de la bête avec une si grande entreprise.

C'est donc ainsi que je la gère. Si je veux avoir du temps libre pour quelque chose, je lui envoie une demande de réunion pour une semaine, en lui disant simplement que c'est mon temps de vacances. Comme son calendrier, comme celui de nombreux cadres supérieurs, lui dicte sa vie, il le connaîtra. Pour toute autre demande urgente, je le mets sur MS Lync ou je l'appelle. Mais pour toutes les autres actions qui ne sont pas urgentes, je peux soit attendre une réponse et si je n'en reçois pas, je peux en parler en toute décontraction lors de nos appels de connaissance hebdomadaires/bihebdomadaires (qui devraient avoir lieu si vous êtes si éloigné, juste pour faire le point sur ce qui s'est passé).

Si je suis complètement bloqué sur un problème et qu'il n'a pas répondu par e-mail, je ne suis pas frustré et je ne me demande pas quoi faire ensuite. J'escalade le problème ! Je n'irais pas directement aux RH pour me plaindre ou m'inquiéter de la façon dont j'ai rédigé mon courrier électronique - non parce que ces choses ne sont pas importantes, mais parce que je pourrais faire une montagne d'une taupinière.

Je vais simplement essayer une approche différente pour entrer en contact avec mon manager (c'est-à-dire Lync/calling), discuter de ce dont je veux discuter et découvrir s'il y a une autre forme de communication qu'il préfère ou à laquelle il serait plus rapide de répondre. Je trouve toujours que c'est la meilleure façon d'aborder une situation plutôt que de commencer par paniquer inutilement.

Si vous ne pouvez toujours pas prendre contact, essayez de comprendre pourquoi. Est-ce qu'il vous évite délibérément ? Dans ce cas, je vous conseille d'aller voir les RH. Il est trop occupé ? Si c'est le cas, quelles sont les politiques habituelles sur le lieu de travail en matière d'escalade ? Renseignez-vous et suivez-les. Gardez également à l'esprit la taille de l'entreprise et la charge de travail de votre responsable. Dans mon cas, il n'est pas raisonnable d'attendre une réponse à autre chose qu'une priorité absolue (c'est-à-dire une défaillance majeure du système) dans les quelques heures. Donc, si je veux lui envoyer un courriel au sujet, par exemple, d'un congé - je ne le ferais pas la veille de la date à laquelle je le voudrais. Il serait tout à fait déraisonnable d'attendre une réponse dans ce délai.

L'essentiel dans tout lieu de travail est de connaître les règles et de les suivre simplement. Si vous faites cela, vous ne faites rien de mal. Soyez-en assuré.

Un dernier point :

J'insiste sur une communication directe et je refuse de prendre des allusions, donc j'agis comme si je ne les comprenais pas.

Si c'est votre attitude, confirmez toute communication que vous avez. Si vous avez l'impression qu'on vous fait des allusions, répétez simplement ce que vous pensez qu'on vous demande de faire et demandez une confirmation.

Appelez-le.

Il est facile d'ignorer un courriel, mais il est beaucoup plus difficile d'éluder une question lorsqu'elle est posée au téléphone.

Cela n'a rien à voir avec la culture d'entreprise américaine, où l'on attend des dirigeants qu'ils apportent à leurs subordonnés le soutien dont ceux-ci ont besoin pour faire leur travail. Cela a tout à voir avec l'incapacité de votre manager à travailler avec vous et à vous donner la réponse à laquelle vous avez droit, que ce soit un “oui” ou un “non”

Pour être juste, les délais en question peuvent avoir été fixés par d'autres personnes au-dessus de lui et il peut ne pas avoir le pouvoir de les modifier lui-même. Et s'il veut les modifier, il peut devoir passer par d'autres pour les modifier. Comme vous le savez peut-être, dans toute culture d'entreprise - américaine ou autre - il suffit généralement d'une seule personne pour dire “non”, mais il faut plusieurs personnes pour dire “oui”. Et faire dire “oui” à plusieurs personnes prend du temps et du suivi :) Et toute demande de dire “oui” doit être étayée par une bonne justification :)

Pour l'instant, faites ce qui est rationnel, à savoir accomplir la tâche B parce que vous faites la tâche A, à moins que vous ne puissiez faire la tâche A tout en traitant la tâche B comme une boîte noire que vous pouvez simuler. Et faites-lui suivre une nouvelle demande de réponse.

Vous devez répondre à votre courriel original et poser à nouveau la question. Précisez également quand vous avez besoin de la réponse, et ce que vous ferez si vous n'obtenez pas de réponse.

Vous devez probablement avoir une réunion régulière avec votre patron. Cela pourrait être aussi simple qu'une demi-heure toutes les deux semaines. Cela vous permet d'avoir un point de contact régulier afin de pouvoir discuter de ce genre de choses. Cela vous donne également l'occasion de discuter du problème général de la meilleure façon d'obtenir des réponses de sa part quand vous en avez besoin. Si le courrier électronique n'est pas le meilleur moyen de communiquer avec lui, alors quel est le meilleur moyen ? Vous devez le présenter comme un moyen de communiquer plus efficacement avec lui, et faire un brainstorming pour trouver des idées que vous et lui pouvez faire pour résoudre ce problème.

N'apportez pas de bagages de vos postes précédents, du moins pas explicitement. Vous pouvez utiliser cette question avec votre patron pour essayer de résoudre le problème général qui consiste à ne pas toujours bien lire entre les lignes. Il appartient à votre patron de vous aider à être efficace dans votre travail, ce qui concerne à la fois les compétences associées à votre travail et les compétences associées au travail avec d'autres personnes.

Avant tout, vous devez comprendre pourquoi votre patron vous ignore. Si c'est aussi simple qu'un patron qui est débordé ou non organisé et qui ignore ses e-mails ou ne lit pas tous ses e-mails (comme l'un de mes précédents patrons), et que ce n'est pas personnel contre vous, rendez les choses simples pour lui, c'est-à-dire “gérez-les”. Envoyez-leur des messages instantanés. Appelez-les. Envoyez-leur des SMS. Envoyez-leur un nouveau courriel, mais en inscrivant la demande précise et concise dans la ligne d'objet, de sorte qu'ils n'aient même pas à ouvrir le courriel. Appelez leur secrétaire ou leur assistant administratif, s'ils en ont un. Je serais cependant humble à propos de tout cela, avec quelque chose du genre “Je sais que vous êtes extrêmement occupé, alors j'essaie de minimiser le temps dont j'ai besoin de votre part…”

Si vous le pouvez, mettez un reçu de lecture sur vos e-mails - de cette façon vous savez s'ils sont lus. Utilisez-le avec précaution, car certains programmes de courrier électronique avertissent le destinataire qu'il y a un reçu de lecture sur l'e-mail et certaines cultures d'entreprise désapprouvent cette approche. Si votre patron lit vos e-mails mais ne vous répond pas, ne supposez pas automatiquement que c'est personnel - il peut être réellement débordé de travail - mais cela vous donne au moins quelques informations à méditer.

J'éviterais vraiment d'escalader, si c'est possible. Cependant, si l'ignorance est personnelle à votre égard, vous pourriez en avoir besoin. Sachez cependant que cela pourrait avoir des effets négatifs sur votre carrière dans cette entreprise et même dans ce secteur, s'il s'agit d'un secteur assez intime.

Le travail à distance est difficile. Je sais, je l'ai fait ces 7 dernières années. Tout le monde pense que c'est un pique-nique, mais en général, ce sont les gens qui ne l'ont jamais fait et qui sont jaloux de ceux qui l'ont fait ou de ceux qui profitent de la générosité de leur employeur.

Deux des éléments clés du succès du travail à distance sont la communication et la construction de relations. Une communication bilatérale quotidienne de préférence, mais au moins hebdomadaire, entre vous et votre patron (et vos collègues) est indispensable pour le travail à distance. Il n'est pas nécessaire de le formaliser, mais il doit être compris et pratiqué par tous et si cela ne se fait pas naturellement, des procédures formelles doivent être mises en place pour le faire. Sans cela, l'entreprise souffre, mais surtout vous, le travailleur à distance, vous souffrez.

Si vous avez besoin d'une réponse sur un sujet, faites suivre votre courriel envoyé précédemment et demandez si votre patron a vu ledit courriel. Si c'est important, utilisez le drapeau Important.

Si vous n'obtenez pas de réponse en temps voulu, envoyez un nouveau courriel à votre patron en lui demandant quel est le meilleur moyen de le contacter. Dites à votre patron que vous voulez être efficace dans vos communications et utilisez la méthode la plus pratique pour lui.

Toujours pas de réponse ? Transférez tous les courriels aux RH et demandez-leur ce que vous devez faire pour faciliter la communication avec votre patron.

Le responsable est probablement submergé de mails et ne peut pas y répondre, rien de personnel.

A la fin de votre mail, vous pourriez lui donner une courte question et deux liens, il n'a donc qu'à cliquer sur OUI ou NON. Cela lui fera gagner beaucoup de temps et votre prochaine négociation salariale sera épargnée.

J'ai découvert que la façon la plus simple de gérer cette situation est de rédiger des courriels de demande avec vos intentions par défaut (ce que vous pensez être la meilleure solution). Ainsi, par exemple, lorsque vous devez choisir entre deux alternatives, disons :

Boss, je dois savoir s'il faut faire X ou Y. Si je n'ai pas de nouvelles d'ici mardi, je ferai X.

Vous pouvez alors supposer sans risque que s'il ne répond pas, il veut que vous fassiez X. S'il veut que X soit fait, alors il n'a rien à faire, mais s'il veut que Y soit fait, alors il doit vous répondre, et il ne peut pas dire qu'il ne savait pas ce que vous faisiez.

J'ai trouvé que cela fonctionnait bien avec un patron surchargé.

De nombreux anglophones ont tendance (sur leur lieu de travail) à ignorer les gens s'ils pensent que leur opinion est stupide ou n'a pas de sens. Ils préfèrent ne pas donner de réponse plutôt que de créer un conflit potentiel ou de vous offenser. Ils peuvent également s'offenser si vous désapprouvez publiquement la solution qu'ils proposent. Personnellement, je ne trouve pas cela productif, mais l'astuce a été pour moi d'apprendre à lire entre les lignes.

Le meilleur courrier électronique est toujours constitué d'un seul mot. Utilisez ce mot lorsque vous renvoyez un courriel qui est resté sans réponse.

à : boss

followup?

Envoyez-le quand vous en avez besoin, et renvoyez-le quand vous en avez besoin, plusieurs fois. Pas d'émotions, pas de divagations, pas d'adjectifs de choix. Suggestion, probablement pas une bonne idée d'envoyer ceci plus d'une fois par jour.