Quelle est la meilleure façon de dire "Je suis occupé" sans dire "Je suis occupé" ? (Comment gérer les distractions sur le lieu de travail ?)

Il y a beaucoup d'écrits sur ce sujet. Voici un seul article qui, je pense, a un titre succinct et agréable : Maker’s Schedule, Manager’s Schedule

Le fait est que ceux qui sont chargés de produire quelque chose de tangible - en particulier les créatifs tels que les concepteurs et les codeurs - ont besoin d'un temps de travail ininterrompu. Contrairement à la direction, où une grande partie de leur travail consiste à se réunir constamment, les concepteurs doivent avoir le temps de se concentrer et de s'investir réellement dans leur projet.

Il y a de nombreuses années, j'ai assisté à une conférence et j'ai pu entendre Clement Mok répondre à une question sur la façon dont son entreprise facturait ses clients. Il a déclaré (en paraphrasant) qu'ils facturaient par tranches de 4 heures, mais qu'ils préféreraient 8. Bien qu'il s'agisse de facturation, son point de vue était que vous devez consacrer une bonne partie de votre temps à la production de travaux créatifs. 8 demi-heures divisées par 8 réunions d'une demi-heure en une journée ne vous permettront pas de produire presque la quantité ni la qualité de travail qu'un bloc solide de 4 heures ininterrompues peut produire.

Pour répondre à votre question spécifique :

Quelle est une belle façon de dire “Je suis occupé”

Ne vous embêtez pas avec “belle”. Vous êtes occupé. Vous avez besoin de travailler. Ils doivent respecter cela. La façon d'en arriver là dépendra beaucoup des spécificités de votre lieu de travail et de la relation que vous avez avec votre supérieur hiérarchique. Quelques idées qui pourraient vous aider :

• insistez pour avoir un bureau et ensuite une politique de “entrez si la porte est ouverte, ne frappez pas si elle est fermée”
• ayez des heures de bureau pour assister à des réunions et des heures de sortie pour faire réellement le travail
• dites “je vais sortir pour faire le travail” et pensez-y. Si vous ne progressez pas à cause de distractions, annoncez que vous allez au café pendant 4 heures pour faire tomber du travail.
• si vous avez un calendrier partagé en interne, bloquez le temps de travail. Cela réduit la probabilité que votre temps de travail soit découpé en petits morceaux avec des réunions sporadiques tout au long de la journée.

Il peut être utile d'avoir un tableau blanc près de votre bureau, sur lequel figurent les projets sur lesquels vous travaillez ainsi qu'une date d'achèvement prévue. Vous pourriez même avoir une petite étoile à côté de l'élément sur lequel vous travaillez actuellement. Assurez-vous qu'elle est visible de l'extérieur de votre bureau et que vous la tenez à jour.

Lorsque quelqu'un s'approche de votre bureau, pointez simplement le tableau et, sinon, ignorez-le. Très vite, il sera entraîné à regarder le tableau sans même vous parler.

Je comprends votre frustration de voir vos progrès interrompus par des personnes qui veulent vous interroger sur vos progrès. Cependant, la solution est de ne pas leur faire comprendre que vous avez des choses à faire et que vous ne devriez pas être interrompu. La solution à cela est de leur permettre d'obtenir leurs réponses sans vous interrompre.

Vous dites que vous tenez une sorte de liste de tâches. Je suppose qu'elle est classée par ordre de priorité ou qu'elle comporte une colonne de priorité, et qu'elle comprend un statut et peut-être même une date d'échéance. Mettez cela quelque part où ils peuvent tous le voir. Lorsqu'ils demandent “Où est mon ceci ?”, rappelez-leur où ils peuvent trouver la réponse. Il peut s'agir d'un document électronique, mais si vos collègues ne sont pas des internautes, il peut s'agir d'un morceau de papier collé au mur. Vous pouvez simplement pointer l'interrupteur vers cela et poursuivre votre réunion ou autre.

Ils ne vont pas se soucier moins de leurs livrables importants parce que vous arrivez à leur dire de vous laisser tranquille. Ils seront moins inquiets lorsqu'ils auront plus d'informations. Soyez transparent et public, et les interruptions devraient diminuer.

Je sais que vous avez dit que vous travaillez dans plusieurs bureaux, c'est quelque chose dont je n'ai aucune expérience, mais voici ce que j'ai appris sur la façon d'éviter les interruptions pour les travailleurs de la connaissance.

Si vous avez un “chef d'équipe”, un “superviseur” ou une personne qui n'est pas nécessairement votre patron mais qui occupe un poste de coordination, vous pouvez demander à votre chef de service si le modus operandi peut être modifié, donc tous les nouveaux travaux DOIVENT passer par le chef d'équipe. Cela doit être fait de manière à ce que parler aux membres de l'équipe ne soit pas du tout productif. Votre chef de service doit avoir une méthode pour vous donner ledit travail sans vous distraire, comme par exemple l'ajouter à une liste sur un tableau blanc comme mentionné par Chris Lively ou à une base de données. Il est incorrect de vous remettre physiquement un morceau de papier.

Pour éviter que les gens ne vous interrompent pour les mises à jour, j'ai par le passé volé Scrum-ban à des types de “logiciels” pour gérer mes tâches. Cela fonctionne assez bien pour l'organisation de groupe, n'importe qui en dehors du groupe peut l'interpréter.

Ne soyez pas trop dur avec les types de clients. Le harcèlement est leur façon de faire les choses, cela a toujours fonctionné pour eux parce que les gens le permettent. Lisez les articles sur le conditionnement opérateur et bonne chance avec les “poussées d'extinction”. Ces liens concernent principalement les rats et les chiens, mais ils s'appliquent parfaitement aux humains.

Je pense que vous devez d'abord adapter votre attitude. Ce n'est pas un drame de vouloir connaître l'état d'avancement des projets qui vous ont été confiés et qui sont importants pour leur capacité à faire leur travail. Vous êtes clairement un obstacle en ce moment et ils ont le droit de vouloir obtenir le feu vert.

Vous devez donc d'abord ajuster votre flux de travail pour que les statuts soient donnés en temps utile. Vous avez besoin d'un moyen pour eux de vérifier le statut sans vous déranger aussi souvent et vous avez besoin d'un moyen de fixer des priorités et vous devez dire aux gens quand leur priorité a été abaissée et quelle est la nouvelle date prévue.

Ils vous dérangent parce que vous ne communiquez pas bien. La communication est une grande partie de votre travail, aussi importante, sinon plus, que le travail de conception. Le fait de dire aux gens que vous travaillez sur quelque chose alors que vous ne le faites manifestement pas fait partie de ce qui les met en colère. Dites-leur la vérité : “Il y a six projets en cours et je pense pouvoir les démarrer mercredi prochain”. Un courrier électronique quotidien envoyé à tous avec la liste des projets, leur état d'avancement et leur achèvement prévu est une chose que vous devriez probablement faire en premier lieu tous les jours.

Les agents immobiliers, de par la nature de leur travail, ne sont pas toujours au bureau, il est donc naturel qu'ils doivent vérifier avec vous quand ils ont quelques minutes au bureau avant de sortir pour montrer des maisons. Il est donc naturel qu'ils doivent vous consulter lorsqu'ils passent quelques minutes au bureau avant de sortir pour visiter des maisons. Il est tout simplement contre-productif de s'en vouloir de ces interruptions. C'est la nature même de l'entreprise que vous soutenez.

Si vous commencez à leur donner de meilleures informations et à leur proposer quelque chose qu'ils puissent consulter pour savoir quels projets sont en cours de réalisation, dans quel ordre et aux dates prévues de début et de fin de leurs projets, ils vous dérangeront moins. Mais ils ne cesseront jamais de vous ennuyer car vous les retardez et ils ont besoin d'obtenir les choses que vous faites pour eux. Ce sont vos clients et vous devez commencer à les traiter comme tels.