Comment puis-je poliment demander l'"urgence" d'une demande de travail - c'est-à-dire la date à laquelle elle doit être terminée ?

Dès que le travail vous est assigné, si vous n'avez pas de date limite, obtenez-en une. Il semble que vous ayez un rôle de soutien et que vous puissiez aider un certain nombre d'autres personnes dans l'entreprise. Chaque tâche qui vous est confiée doit être assortie d'une date limite. Si on vous assigne un travail qui n'est pas assorti d'une date d'échéance, vous devez le demander.

Je formulerais la demande de la même manière que :

Quelle est la date limite à laquelle je peux faire ce travail tout en respectant vos délais ?

En formulant votre besoin de cette manière, vous indiquez que vous souhaitez aider le projet que vous soutenez à répondre à ses besoins, mais vous commencez également à indiquer que vous avez d'autres travaux assortis d'autres dates d'échéance.

Si vous avez besoin de soutenir un travail quelconque avant que le personnel du projet ne prenne la relève, le gestionnaire du projet devrait être en mesure de déterminer la date la plus tardive à laquelle vous pouvez confier votre travail à un membre de l'équipe du projet afin d'éviter des retards dans le calendrier.

J'envisagerais également d'impliquer votre gestionnaire pour rationaliser le processus, surtout si vous êtes fréquemment chargé de tâches sans date d'échéance ou avec des dates d'échéance déraisonnables. Chaque demande adressée au service informatique devrait être assortie d'une date “complète au plus tard”. Les personnes qui soumettent les demandes à votre service doivent également savoir combien de temps il vous faudra pour effectuer le travail - la différence entre la date de la demande et la date d'achèvement ne doit pas être inférieure au temps minimum nécessaire pour terminer la tâche. Chaque projet nécessitant votre soutien doit comprendre que vous soutenez plusieurs projets et doit communiquer ses besoins le plus tôt possible afin que le temps et les ressources nécessaires puissent être planifiés efficacement.

Je me trompe peut-être, mais il me semble que vous avez plusieurs PM qui vous donnent tous du travail à faire - dans ce cas, je ne pense pas du tout que vous devriez demander quelle est l'échéance, je pense que vous devriez rediriger vos clients vers votre supérieur hiérarchique immédiat dont le travail consiste à donner la priorité (et à fixer des échéances) à tout votre travail. Le problème quand on obtient des “délais” de plusieurs personnes, c'est que chacune d'entre elles croira toujours à 100% que sa demande est plus importante que les autres, et qu'elle ne saura pas ou ne se souciera pas que vous receviez des demandes de quatre ou cinq autres personnes en même temps. Vous avez donc une seule personne qui traite toutes les demandes, et cette seule personne a besoin d'assez d'influence pour pouvoir donner la priorité à une demande sur toutes les autres.

Voir aussi la réponse sur ce fil de discussion : dire non aux chefs de projet ? “.

D'autres l'ont déjà mentionné, il n'y a aucune raison d'hésiter à demander la priorité d'une tâche. Cependant, une autre considération semble échapper aux réponses :

Vous devez estimer la tâche avant de convenir du délai. Comme toute tâche est le résultat d'un accord mutuel, vous ne devez accepter aveuglément aucun délai. Au contraire,

1. Essayez d'estimer la tâche, de trouver les ressources (y compris le temps) dont vous avez besoin pour l'exécuter ;
2. Bien que l'estimation soit généralement une tâche hautement prioritaire, elle ne doit pas interrompre vos autres tâches. Si c'est le cas, faites de l'estimation une tâche distincte et négociez-la ;
3. Si la tâche est fractionnable, n'ignorez pas ce fait car l'analyse des parties améliorerait la précision de votre estimation ;
4. Une fois l'estimation prête, trouvez les solutions données dans les autres réponses ;
5. Si la tâche donnée nécessite de retarder d'autres tâches qui vous ont été assignées auparavant, n'oubliez pas de négocier ce fait avec ceux qui attendent vos résultats pour d'autres tâches, car ils pourraient ne pas être heureux de savoir que vous êtes en retard.

Vous n'essayez pas de savoir quand est la date limite, vous vous contentez de demander. Toute spéculation de votre part sera probablement fausse, et même si vous avez raison de temps en temps, les délais ne sont pas vraiment quelque chose sur lequel vous devriez spéculer.

Il suffit de demander. Si la réponse est “faites-le le plus vite possible”, alors faites-le le plus vite possible.

Vous ne devez pas vous contenter de demander une date limite de consommation - vous ne faites que collecter des informations afin de mieux servir votre client. Vous devez faire attention à accepter une date, et vous ne pouvez pas le faire avant de savoir -

1. combien de temps prendra le travail, et
2. quand vous aurez ce temps disponible.

Une fois que vous avez ces deux données, vous pouvez vous engager en toute sécurité sur une date précise. Ainsi, lorsque vous demandez au client quand il veut que vous le fassiez, soit vous ne faites que collecter des informations et ne prenez aucun engagement (précisez-le clairement), soit vous pouvez dire au client si vous pouvez respecter la date ou non. En outre, je suis désolé, mais je pense qu'il vaut mieux demander simplement quand c'est nécessaire, plutôt que de demander “la dernière date dont vous avez besoin” ou autre chose. Soyez juste franc et ouvert.

Les délais et le plus vite possible ne sont pas très utiles comme outil de planification : Fixer une date limite signifie faire un compromis sur autre chose. La décision doit inclure une compréhension des compromis à faire.

Souvent, vous êtes le mieux placé pour juger de l'urgence relative de tout le travail qui vous est proposé, mais c'est à votre patron de décider de la priorité à donner à votre travail. Vous donnez à votre patron les informations suivantes :

La tâche A est importante mais elle prendra beaucoup de temps ; je devrais en faire 80% dans 20% du temps, puis passer à autre chose.

La tâche B n'est pas aussi importante, mais elle est vraiment rapide ; je devrais la faire en premier.

Ensuite, c'est à votre patron de vous corriger en fonction d'une compréhension plus large des besoins de l'entreprise :

Oui, faites d'abord la tâche B, mais passez ensuite à toute la tâche A, même si cela prendra beaucoup de temps.

Cependant, dans le cas qui vous intéresse, il semble que vous ne sachiez pas comment hiérarchiser ce travail, alors vous demandez :

Je pense que la tâche A prendra autant de temps, mais je ne suis pas sûr de la façon dont je devrais la hiérarchiser par rapport aux tâches B, C et D. Qu'en pensez-vous ?

J'ai eu affaire à des directeurs qui ressemblent aux clients avec lesquels vous semblez traiter. Je m'assure toujours d'obtenir trois choses d'eux :

• Quelle est la date limite pour cela ?
• Quel est mon produit livrable ?
• Quelles tâches dois-je laisser tomber pour que cela se produise ?

Le dernier peut aller à votre manager direct, mais les trois sont importants. La plupart des managers / clients supposeront que tous les billets sont importants jusqu'à ce qu'ils soient obligés de considérer les trois aspects d'une tâche.

Le premier est facile à prendre à la légère (“Hier !”), mais les deuxième et troisième les obligent à articuler leur problème et à tuer leurs chéris. Plus d'une fois, un billet m'a été attribué avec la plus haute priorité, mais il a été retiré après que le directeur se soit rendu compte qu'il ne savait pas ce qu'il voulait vraiment, ou qu'il n'était pas prêt à arrêter de travailler sur un autre billet pour que ce billet se réalise.