Comment puis-je demander un nouvel équipement pour le bureau ?

Dans une certaine mesure, ce que vous demandez, c'est comment établir au mieux un “dossier commercial” convaincant pour les choses que vous recherchez. Afin de constituer un dossier convaincant, il peut être utile de “chercher d'abord à comprendre, puis à être compris”

Dans la constitution d'un dossier, les deux principaux éléments à souligner sont :

- nous sommes à risque et cela élimine le risque

- il s'agit d'un investissement, et il sera récompensé

Selon mon expérience, la plupart des organisations réagissent plus rapidement au risque (peur) qu'à la récompense (avidité), donc lorsque l'on constitue le dossier, cela peut être un meilleur argument. Plus important encore, peut-être, les gens ont tendance à être très sceptiques quant aux améliorations de l'efficacité, à moins qu'elles ne leur permettent de réduire les effectifs ou de produire une amélioration convaincante (généralement un facteur x10, ou 5%-10%+ de votre temps de travail total en une semaine)

Donc - *Je vous suggère, dans la mesure du possible, d'essayer de lier l'amélioration que vous recherchez à la réduction des risques, à moins que vous ne puissiez présenter des arguments convaincants en faveur d'une économie de coûts/temps. * 002 Exemples : 002 - réduction du risque de blessure des employés (temps d'arrêt, implications juridiques) 002 - réduction du risque de fuite/changement de personnel (mauvaises conditions, équipement) 002 - réduction du risque de mauvaise perception des clients/investisseurs (matériel obsolète, bureaux délabrés) 002 La deuxième chose à considérer est la provenance de l'argent. Ces deux questions sont importantes, car si votre patron ne dispose pas du contrôle budgétaire direct ou de l'approbation, il devra alors se tourner vers un autre fonds contesté ailleurs dans l'organisation (RH, TI ou son supérieur hiérarchique), ce qui représente généralement beaucoup plus de travail (pour votre patron) et nécessite un dossier beaucoup plus convaincant.

Envisagez la situation où votre patron doit faire valoir les arguments en matière de santé et de sécurité auprès de quelqu'un d'autre pour la présidence - un cadre supérieur, ou les RH peut-être. s'il prend des mesures dans votre cas, il devra en prendre dans toute l'organisation. Les coûts ne sont plus de 500 $, ils sont de 500 $ pour tous ceux qui ont une chaise plus ancienne.

Si c'est le cas, il est généralement préférable d'aborder la question de manière informelle avec votre responsable, et d'en parler dès le départ à l'ensemble de l'organisation, et pas seulement à vous, et de présenter l'argument clé et les preuves à l'appui :

“Je suis tombé sur cet article qui suggère que la mauvaise ergonomie coûte plus de 1 million de dollars par an, au niveau national, en termes de temps d'arrêt des employés et de cas d'accidents du travail. Le fait d'indiquer dès le départ que vous êtes conscient des implications pour votre patron de ce que vous lui demandez et de lui fournir les munitions dont il aura besoin pour plaider sa cause auprès des autres augmente considérablement les chances qu'il réagisse de manière positive.

En fonction de votre situation, vous pouvez faire équipe avec des collègues si beaucoup d'entre vous ont des conditions de travail et des demandes similaires. Plus vous serez nombreux à faire équipe, plus vous pourrez exercer de pression sur la direction. En outre, moins il y a de tension entre vous et les autres (comme cela peut arriver si vous êtes le seul à obtenir du nouveau matériel, mais pas les autres).

D'autre part, plus vous êtes nombreux, plus il est coûteux pour la direction de répondre à vos demandes, ce qui peut réduire les chances de succès.

Un autre aspect essentiel est de formuler votre demande en termes que la direction peut comprendre et trouver convaincants. Autrement dit, mettez l'accent sur le rapport coût-bénéfice. Par exemple,

• “Un nouveau PC avec un processeur plus rapide, plus de mémoire et un disque SSD coûterait à l'entreprise environ $NNN. Cependant, cela réduirait le temps de compilation de notre application de 10 à 1 minute, ce qui permettrait d'économiser en moyenne X minutes par jour. Cela représenterait un montant de $MMM par mois sur la base de mon salaire, remboursant l'investissement initial en P mois”

Vous pouvez également faire des recherches sur le web sur les effets positifs du mobilier ergonomique (et les effets négatifs de son absence). Beaucoup dépend de la législation locale, mais dans la plupart des pays, les entreprises peuvent être tenues responsables des employés qui développent des problèmes de santé à long terme en raison de conditions de travail ergonomiques. En d'autres termes, l'amélioration de l'ergonomie de votre espace de travail peut être considérée comme un investissement de la part de votre entreprise pour réduire les coûts des soins de santé à long terme, et aussi pour augmenter la satisfaction des employés - ce qui réduit à son tour le chiffre d'affaires, ce qui permet à nouveau d'économiser des coûts directs et indirects considérables.

Le mobilier ergonomique peut sembler coûteux, mais une chaise / un bureau de haute qualité peut durer une décennie. Comparé au salaire cumulé d'un employé moyen pendant la même période, ce coût est dérisoire (ou papier toilette :-). Votre entreprise peut donc faire une énorme différence à long terme dans l'humeur, l'engagement et la santé de ses employés grâce à un investissement dont l'équivalent en augmentation de salaire passerait très probablement inaperçu pour la plupart.

Personnellement, j'aborderais la demande adressée aux RH de votre supérieur hiérarchique sous l'angle de la santé et de la sécurité plutôt que sous l'angle économique. L'ergonomie de l'espace de travail ](http://lifehacker.com/5755870/how-to-ergonomically-optimize-your-workspace) est un sujet très important.

• S'asseoir sur une chaise bonne et confortable est essentiel pour votre santé à long terme.
• Avoir un bureau bien ajusté est important pour éviter les Traumatismes répétés . Un ordinateur plus rapide peut augmenter votre productivité et un ordinateur plus lent peut ne pas nuire à votre santé. Je serais surpris et déçu si votre département des ressources humaines ne prenait pas ces considérations au sérieux.

Vous savez que dans le passé, j'ai eu le plus de succès en découvrant simplement le processus d'achat de nouveaux équipements ou meubles et en remplissant le formulaire et en le remettant à mon responsable. Une bonne partie du temps, nous pensons que quelque chose sera plus difficile qu'il ne l'est. La raison pour laquelle vous avez un mauvais mobilier peut être aussi simple que personne n'a demandé un meilleur mobilier.

Maintenant le timing est primordial bien sûr, vous ne faites pas cela quand ils viennent d'annoncer un licenciement ou un mauvais trimestre finacialement. Mais en réalité, la plupart des responsables ne veulent pas avoir à faire les recherches nécessaires pour déterminer quel type de chaise et où l'obtenir et ne veulent pas avoir à passer du temps à remplir les papiers. Si vous faites tout cela avant de faire la demande, il sera beaucoup plus facile pour lui de dire oui, s'il dispose du budget nécessaire. Tout ce qu'il a à faire, c'est de signer la demande.

S'il n'a pas le budget cette année, vous pouvez lui demander s'il peut obtenir un budget pour l'année prochaine. C'est pourquoi le dernier moment de l'année est souvent le bon moment pour faire la demande - il peut y avoir un budget non dépensé qu'il veut dépenser pour ne pas le perdre l'année prochaine ou il peut trouver un moyen de financer l'équipement dans le budget de l'année prochaine avant qu'il ne soit entièrement dépensé.

Ne contournez pas votre directeur. Au moins, tenez-le au courant. Les RH peuvent être appropriées ou non, selon la personne qui gère la restructuration/réorganisation du bureau.

Deux points clés que vous pourriez vouloir soulever :

• Votre bureau actuel est-il correctement conçu comme un poste de travail informatique ?
• Votre chaise actuelle est-elle suffisamment soutenue et réglable pour soulager la tension sur votre dos, vos hanches, votre cou et le haut de votre corps ? L'ergonomie et le confort sont importants, mais vous ne pouvez pas vous contenter de dire “Je veux un nouveau bureau et une nouvelle chaise” - il devrait être évident (et si ce n'est pas le cas, vous devrez le souligner) que des bureaux et des chaises bien disposés ont un impact à long terme sur la santé, ce qui se traduira en fin de compte par une augmentation ou une diminution des coûts des soins de santé pour l'entreprise.

Un mobilier de bureau plus récent aura également un impact positif sur le moral, et si des consultants, des clients (actuels ou potentiels) ou des employés potentiels voient vos bureaux, un mobilier vieux de 20 ans envoie un message négatif à ces personnes sur l'entreprise.

En ce qui concerne la lenteur de l'ordinateur, pouvez-vous démontrer que vous serez plus productif avec un système plus récent ? La dernière fois que j'ai demandé un nouvel ordinateur, la conversation a commencé par “J'utilise toujours Windows XP, et les systèmes qui exécutent le code que j'écris sont tellement plus récents (et donc très différents) que cela rend le développement difficile”. Pas de questions sur la mise à jour.

Noise est un autre exemple dont vous devrez faire la démonstration. Cela vous distraira-t-il de votre concentration ? Passez-vous beaucoup de temps au téléphone, où le bruit de fond deviendra un obstacle ? Si vous êtes dans des cabines, peuvent-elles être conçues pour bloquer une partie de ce bruit ?

Si vous avez des collègues qui partagent vos préoccupations et que vous pouvez vous regrouper pour aller à la direction en tant que groupe, cela vous aidera beaucoup.

Ce que l'on oublie souvent, c'est que des employés heureux valent aussi de l'argent. Si l'employé A dit “Je suis assis sur cette chaise pourrie avec une table trop haute, on dirait que mon employeur ne s'intéresse pas du tout à moi”, cet employé ne s'intéressera pas trop non plus à son employeur, tandis que l'employé B qui dit “Mon employeur dépense juste beaucoup d'argent pour m'acheter une chaise très confortable”, dira probablement aussi “Je peux m'occuper de ce travail supplémentaire qui est arrivé à la dernière seconde, sans problème”.

La personne qui reçoit un nouvel ordinateur est non seulement plus productive parce que l'ordinateur est plus rapide, mais aussi parce qu'elle ne craint pas de devoir travailler avec ce vieil ordinateur lent et de le retarder si possible.